Използването на свързан текст в множество MS Word файлове спестява време
Актуализирането на един и същ текст в много документи на Word може да отнеме много време, което наистина отнема много време, ако имате много документи, които да редактирате. За щастие, MS Word включва изключително удобна функция за връзка, която може да направи целия този процес наистина лесен, но трябва да се подготвите за него.
Този тип свързване е полезно, ако текстът е еднакъв във всички документи и когато текстът трябва да бъде актуализиран, целият текст трябва да бъде актуализиран . Това е много конкретен сценарий, но този, който може да ви спести много време, ако го използвате.
Например, да речем, че имате настроени 20 Microsoft Word документи за отпечатване на 20 различни листа с адресни етикети и всяка страница има десетки етикети. Ако смятате, че някога може да се наложи да актуализирате тези адреси, можете да избегнете това ръчно, като направите отделен документ, който изброява 20-те адреса. След това просто свържете 20 документа към една страница с адреси, така че когато актуализирате адрес там, всеки документ, свързан с него, също ще се актуализира.
Друг пример, който може да помогне за разбирането на концепцията за свързване на Word документи, може да се види, ако имате няколко Word документи с вашето име, въведени във всеки един от тях, но скоро ще се омъжите. Вместо да се налага да се върнете към всеки документ по-късно, за да промените фамилията си, просто поставете връзка към друг документ, а след това, когато актуализирате фамилията си там, вашето име ще се промени във всички останали документи!
Както можете да видите, това е лесен начин за замяна на текст в няколко Word документи наведнъж. Отново обаче наистина е полезно само ако вмъкнете един и същ блок текст навсякъде и текстът ще трябва да бъде актуализиран в някакъв момент.
Забележка: Този тип свързване на текст не е същото като хипервръзките, които отварят уеб страници или други файлове, когато се кликнат.
Как да вмъкнете текстова връзка в Word
- В новия документ на Microsoft Word въведете текста, от който ще се свързвате, от другите документи. Форматирайте го точно както искате да се показва във всички документи. За да заемате от първия пример по-горе, този документ е мястото, където бихте написали 20 различни адреса.
- Запазете файла, за да генерирате връзката. Няма значение къде да го спасите, но бъдете сигурни, че знаете къде е.
- Важно: Ако ако преместите файла, съдържащ текста, трябва да вмъкнете отново обновена връзка към текста във всички свързани документи, затова най-добре е да го разгледате, преди да изберете къде да го запазите.
- Маркирайте текста, който искате да бъде свързан, така че да е избран.
- Кликнете с десния бутон на мишката или докоснете и задръжте избрания текст, след което изберете Копиране от менюто. Друга възможност е да използвате клавиатурата си : използвайте Ctrl + C на компютър или Command + C на Mac.
- От различен документ или дори от същия документ, поставете курсора навсякъде, където искате свързаният текст да върви. Винаги можете да промените местоположението по-късно, точно както можете, когато премествате текст.
- От раздела Начало в по-новите издания на Word изберете малката стрелка под "Поставяне" и след това изберете опцията Поставяне на специални .... В по-старите версии използвайте менюто Редактиране, за да изберете елемента Поставяне на специални елементи.
- От диалоговия прозорец "Поставяне на специални" изберете опцията Поставяне на връзка .
- От дясната страна на този екран има няколко опции, но форматиран текст (RTF) е този, който вмъква свързания текст точно както е показано в оригиналния документ.
- Повторете този процес толкова пъти, колкото е необходимо, в същия документ или за всеки отделен документ, който искате да свържете с оригиналния текст.