Докато загубата на данни засяга всеки, който използва компютър, това е особено проблематично за тези, които използват софтуер за обработка на текстове.
Няма нищо по-разочароващо, отколкото да загубите важните документи, които сте прекарали толкова много време, особено ако сте като повечето потребители, които създават документи директно на компютъра и нямат полза от ръкописно копие.
Ние редовно получаваме въпроси от потребители, които се нуждаят от възстановяване на изгубени файлове, и за съжаление в този момент е твърде късно да се помогне, тъй като щетите вече са направени. Единственият сигурен начин да възстановите изгубените файлове е да ги възстановите от резервно копие и затова е толкова важно да имате система за предотвратяване на загуба на данни.
Ето какво Ви препоръчваме да предотвратите загубата на данни
1. Никога не съхранявайте документите си на същото устройство като вашата операционна система
Докато повечето текстови процесори ще запазят файловете ви в папката "Моите документи", това е най-лошото място за тях. Независимо дали става въпрос за вирус или софтуерна повреда, по-голямата част от компютърните проблеми засягат операционната система и често единственото решение е да преформатирате устройството и да инсталирате повторно операционната система. В такъв случай всичко на устройството ще бъде загубено.
Инсталирането на втори твърд диск в компютъра ви е относително нисък начин за справяне с този проблем. Вторият вътрешен твърд диск няма да бъде засегнат, ако операционната система е повредена и дори може да бъде инсталирана на друг компютър, ако трябва да купите нов; Освен това ще бъдете изненадани колко лесни са те. Ако сте скептични относно инсталирането на второ вътрешно устройство, отлична алтернатива е да закупите външен твърд диск. Едно външно устройство може да бъде прикачено към всеки компютър по всяко време, просто като го включите в USB или Firewire порта.
Много от външните устройства също имат допълнителна полза от архивиране с едно натискане и / или планирани резервни копия - просто посочвате папките и софтуерът ще се погрижи за останалите. Използвам външния 200GB твърд диск на Maxtor, който не само има достатъчно място, но е лесен за използване (сравнете цените).
Ако друг твърд диск не е опция за вас, запазете файловете си на добре обозначени флопи дискове, но внимавайте: производителите на компютри се отдалечават от включването на дискетите с нови компютри, така че може да имате проблеми в бъдеще да извличате данни от дискети ,
2. Направете резервно копие на файловете си редовно, независимо къде се съхраняват
Просто съхраняването на файловете ви на друго място, различно от операционната ви система, не е достатъчно; трябва да създавате редовни резервни копия на файловете си и да се изправям пред тях, дори вашият архив да е подложен на провал: CD-тата се надраскат, твърдите дискове се счупват и дискетите се изтриват.
Има смисъл да се увеличи шансовете ви да можете да изтеглите файл, като имате втори резервен вариант; ако данните са наистина важни, може дори да помислите за съхранение на архив в огнеупорен свод.
3. Пазете се от прикачени файлове
Дори ако сте сигурни, че не съдържат вируси, прикачените към имейли файлове могат да причинят загуба на данни.
Помислете за това: ако получите документ със същото име като вашето устройство и вашият софтуер за електронна поща е настроен да съхранява прикачени файлове на едно и също място, рискувате да презапишете файла, който вече е там. Това често се случва, когато сътрудничите на документ и го изпращате по имейл.
Така че не забравяйте да зададете програмата си за електронна поща, за да запазвате прикачени файлове на уникално място, или, без това да сте сигурни, че мислите два пъти, преди да запазите прикачен файл към твърдия диск.
4. Пазете се от потребителска грешка
Не обичаме да го признаваме, но често създаваме собствени проблеми. Възползвайте се от предпазните мерки, включени в текстовия ви процесор , като например функциите за версиране и проследяваните промени. Най-често срещаният начин, по който потребителите губят данни, е когато редактират документ и случайно изтриват части - след запазването на документа, променяните или изтритите части се губят, освен ако не сте активирали функции, които ще съхраняват промените за вас.
Ако не искате да бъркате с разширените функции, използвайте клавиша F12, преди да започнете да работите, за да запазите файла под друго име.
Тя не е толкова организирана, колкото някои от другите методи, но въпреки това е полезен трик.
5. Съхранявайте хартията на документите си
Въпреки че няма да ви попречи да налагате отново да форматирате и форматирате документа си, това, което имате на хартия, ще ви осигури поне съдържанието на файла - и това е по-добре, отколкото да нямате нищо!