Ръководство за отчети за базата данни на Microsoft Access

Таблица на база данни е мястото, където се съхранява актуалната ви информация. Отчетите са това, което Microsoft Access включва, за да виждаме по-добре тези данни, например за презентации, печатни формати, отчети за управлението или дори като просто обобщение на представените таблици.

В отчет могат да се използват секции от заглавки, използвани за заглавия или изображения, които обобщават коя колона представлява и всеки отчет изисква секция с подробности, която държи видимите данни от базата данни. Предлагат се и подписи, които обобщават данните от секцията с подробности или описват номерата на страниците.

Групирани са заглавните и долните групи в групата, които са отделни персонализирани области, където можете да групирате данните си.

По-долу са дадени инструкции за автоматично създаване на професионално форматирани отчети от нашата база данни. Това е само на няколко бутона.

Как да направите отчет в MS Access

Стъпките за изготвяне на отчети за MS Access са малко по-различни в зависимост от версията на Access, която използвате:

Microsoft Access 2016

  1. С отворена таблица в Access отворете меню Създаване и след това изберете бутона Отчет от раздела " Отчети ". \
  2. Обърнете внимание на раздела Инструменти за оформление на отчети, който сега се вижда в горната част на Microsoft Access:
    1. Дизайн: Групирайте и сортирате елементи в отчета, добавете текст и връзки, вмъкнете номера на страници и променете свойствата на листа, наред с други неща.
    2. Подреждане: Регулирайте таблицата, която да се подрежда, таблично и т.н .; преместете редове и колони надолу или наляво и надясно; сливане и разделяне на колони и редове; контролират маржовете; и да донесе елементи на "предната" или "назад" във формат на слоеве.
    3. Формат: Включва обикновени инструменти за форматиране на текстови процесори като получер, курсив, подчертаване, текст и цвят на фона, форматиране на номера и дата, условно форматиране и т.н.
    4. Настройка на страницата: Позволява ви да коригирате общия размер на страницата и да превключвате между пейзажа и портрета.

Microsoft Access 2010

Ако използвате Access 2010, вместо това вж. Създаване на отчети в Microsoft Access 2010.

Microsoft Access 2000

За този урок, отнасящ се само до MS Access 2000, ще използваме примерната база данни на Northwind. Вижте Как да инсталирате Northwind Примерна база данни, преди да започнем, ако още нямате тази база данни.

  1. След като отворите Northwind, ще получите основното меню на базата данни. Продължете и кликнете върху Избор на отчети, за да видите списък с различните отчети, включени в примерната база данни на Microsoft.
    1. Ако искате, щракнете двукратно върху някои от тях и ще получите представа как изглеждат отчетите и различните видове информация, която съдържат.
  2. Щом удовлетворите любопитството си, кликнете върху бутона Нов и ще започнем процеса на създаване на отчет от самото начало.
  3. Следващият екран, който се показва, ще ви помоли да изберете метода, който искате да използвате, за да създадете отчета. Ще използваме Помощника за отчета, който ще ни преведе през процеса на създаване стъпка по стъпка.
    1. След като сте усвоили съветника, може да искате да се върнете към тази стъпка и да проучите гъвкавостта, осигурена от другите методи за създаване.
  4. Преди да напуснете този екран, искаме да изберем източника на данните за нашия отчет. Ако искате да извлечете информация от една таблица, можете да я изберете от падащото меню. Като алтернатива, за по-сложни отчети можем да изберем да базираме нашия отчет на изхода на заявка, която преди това проектирахме.
    1. За нашия пример, всички данни, от които се нуждаем, се съдържат в таблицата " Служители" , затова изберете тази таблица и кликнете върху OK .