Повечето компании са запознати с това, което може да се направи в Microsoft Word и Excel, но разбирането на това, което може да направи Microsoft Access, е малко по-трудно за разбиране. Идеята за създаване на бази данни и за опитите им да се поддържа, изглежда като ненужно използване на ресурси. Въпреки това, за малките предприятия, тази програма може да предостави няколко различни предимства, особено когато става въпрос за управление на растежа и организацията.
Microsoft Access предоставя много по-надежден начин за малките фирми да проследяват данни и проекти, отколкото Excel или Word. Достъпът може да отнеме повече време, отколкото най-често използваните приложения на Microsoft, но има и най-голяма добавена стойност за проследяване на проекти, бюджети и растеж. Всички данни, необходими за провеждане на малък бизнес за сравнение и анализи, се поддържат в една програма, което улеснява изготвянето на отчети и графики от всяка друга програма. Microsoft предлага редица шаблони за опростяване на учебния процес и потребителите могат да персонализират шаблоните, докато вървят. Разбирането на основите на Microsoft Access може да помогне на малките фирми да видят пълната си стойност в ежедневните им операции.
Ако вече използвате електронна таблица, лесно можете да конвертирате електронната таблица в Excel в базата данни на Access.
Поддържане на информация за клиента
Базата данни позволява на фирмите да следят цялата необходима информация за всеки клиент или клиент, включително адреси, информация за поръчки, фактури и плащания. Докато базата данни се съхранява в мрежа, където всички служители имат достъп до нея, потребителите могат да се уверят, че информацията остава актуална. Тъй като информацията за клиента е от решаващо значение за всеки малък бизнес, базата данни може да бъде защитена. Добавянето на формуляри към базата данни помага на малките фирми да въвеждат последователно данните от всички служители.
Тъй като потребителите се запознават с програмата, могат да се добавят по-сложни компоненти, като например картографиране на клиентски адреси. Това позволява на служителите да проверяват адресите на нови клиенти или да планират маршрути за доставки. Той също така позволява на фирмите да създават фактури и да могат да изпращат имейли или обикновена поща и да могат да следят кога и как са платени фактурите. Актуализирането и съхраняването на данни на клиентите в Access е по-надеждно от електронна таблица или документ на Word и рационализира управлението на тази информация.
Проследяване на финансови данни
Много компании купуват софтуер специално за проследяване на финансите, но за малък бизнес, който не само е ненужен, той създава допълнителна работа. Освен че могат да създават и проследяват фактури, всички бизнес разходи и транзакции могат да бъдат записани чрез същата програма. За компании, които имат пълния комплект Microsoft Office Suite, включително Outlook и Access, напомнянията за плащания в Outlook могат да бъдат свързани с базата данни. Когато се появи напомнянето, потребителите могат да извършват необходимите плащания, да въвеждат данните в Access, след което да затворят напомнянето.
Може да е необходимо да се закупува по-сложен софтуер, докато бизнеса расте, и тези предприятия имат предимство, ако всичките им финансови данни се съхраняват в Access. Много други програми могат да приемат данни, изнесени от Access, което улеснява мигрирането на информацията, когато дойде времето.
Управление на маркетинга и продажбите
Един от най-малко използваните, но мощни начини за използване на Access е да следи информацията за маркетинга и продажбите. Със съществуващата вече клиентска информация в базата данни е лесно да изпращате имейли, листовки, талони и редовни съобщения на тези, които биха могли да се интересуват от продажби или специални оферти. Малките фирми след това могат да следят колко от техните съществуващи клиенти са отговорили след маркетингова кампания.
За нови клиенти могат да се създават и контролират цели кампании от едно място. Това помага на служителите да видят какво вече е завършено и какво остава да бъде направено или какви последващи действия са необходими.
Проследяване на производството и инвентаризацията
Подобно на проследяването на клиентите, следенето на данни за инвентара, ресурсите и запасите са от решаващо значение за всеки бизнес. Достъпът улеснява въвеждането на данни за пратките в складове и да се знае кога е време да се поръча повече от определен продукт. Това е особено важно за производителите, които изискват редица различни ресурси за завършване на даден продукт, като части на самолета или активни фармацевтични съставки.
Дори услугите в сектора на услугите трябва да водят инвентаризация и разполагането на цялата тази информация на едно място прави по-лесно да се види кой компютър е назначен на кой служител или да се определи кога трябва да се модернизира офис оборудването. Независимо дали се проследяват превозни средства, мобилни устройства, серийни номера, регистрационна информация, потребителски дневници или продължителност на хардуера, малките фирми ще могат да проследяват хардуера по-лесно.
Освен хардуера, фирмите трябва да могат да следят софтуера. От регистрацията и броя на компютрите, на които е разрешено да използват софтуера за информация за версията и за потребителите, е от жизненоважно значение за бизнеса да може бързо и точно да извлича информация за текущите си конфигурации. Неотдавнашното прекратяване на поддръжката на Windows XP служи като ярко напомняне защо е важно да знаете какъв софтуер и операционни системи се намират на бизнес компютри и устройства.
Текущи отчети и анализи
Може би най-мощният аспект на Access е способността на потребителя да генерира отчети и диаграми от всички данни. Да можеш да съставиш всичко, съхранявано в различните бази данни, е това, което прави Microsoft Access електроцентрала за малкия бизнес. Потребителят може бързо да генерира отчет, който сравнява разходите на ресурсите с настоящите ценообразуване, да създаде диаграма, илюстрираща колко е на склад за предстояща маркетингова кампания или да изготви анализ, който идентифицира клиентите, които са зад плащанията. С малко допълнителни знания за запитвания, малките фирми могат да поемат контрола върху начина, по който гледат данните.
Още по-важно е, че Microsoft Access може да бъде свързан с други продукти на Microsoft. Малките фирми могат да преглеждат отчет, да търсят клиентски данни и да генерират фактури в Word. Сливането на пощата може да създава обикновени пощенски писма, докато потребителят генерира имейл в Outlook. Данните могат да бъдат експортирани в Excel за по-задълбочен преглед на подробностите и оттам да бъдат изпратени в PowerPoint за презентация. Интегрирането с всички други продукти на Microsoft е може би най-добрата причина да използвате Access, за да централизирате цялата информация на бизнеса.