Как правилното онлайн средство за сътрудничество може да промени начина, по който работим
Работата в екип е един от най-важните аспекти на съвременното работно място. Въпреки това, широкото наличие на Интернет означава, че членовете на екипа могат да бъдат почти навсякъде по света. За да бъде ефективната работа в екип, е важно компаниите да приемат съвременни работни практики и технологии, които помагат на колегите, където и да се намират, да споделят работата си по един прост и ефикасен начин. Тук идва добър инструмент за онлайн сътрудничество . Ако възнамерявате да приемете - или да предложите приемането на - инструменти за онлайн сътрудничество, списъкът с ползите за онлайн сътрудничество по-долу може да помогне на вас и вашата организация да вземе решение по тази полезна технология ,
Лесно е да проследявате проектите
Онлайн инструментите за сътрудничество имат разнообразни възможности за проследяване на проекти, които улесняват членовете на екипа да видят развитието на проекта от първия ден. От проследяването кой направи последните промени в документа, до начина, по който е бил преди промените, към маркирането на колега, за да прегледа документа, никога не е било по-лесно да управлявате проекта. Онлайн инструментите за сътрудничество премахват необходимостта от използване на електронната поща като основно средство за комуникация с членовете на екипа, така че необходимостта да се търси в пощенска кутия за изгубен документ, например, е напълно премахната.
Членовете на екипа могат да бъдат навсякъде
Докато имат връзка с интернет, членовете на екипа могат да работят отдалечено от всяка точка на света. Това означава, че е възможно даден екип да бъде напълно разпръснат, докато все още работи по организиран начин. Сътрудниците в различни държави или дори в страни могат лесно да работят заедно по същия проект, като помагат на организациите да съберат възможно най-добрия екип за даден проект, независимо от местоположението на служителите. Това също означава, че докато служителите са далеч от офиса по време на бизнес пътуване, те не трябва да бъдат изключвани от проекта и могат да допринесат за това, сякаш са на бюрата си.
Лесна за отчитане
Почти всички работни проекти имат някакъв вид свързан с тях доклад, а времето за докладване обикновено е стресиращо. Понякога е лесно да загубите следите на някои от дейностите, които са били направени за определен проект, особено когато работите с голям екип. Въпреки това, с помощта на добър инструмент за онлайн сътрудничество е лесно да генерирате бързо подробни отчети, включващи всички дейности, свързани с определен проект, като давате на членовете на екипа повече време да работят върху дейности, генериращи резултати.
Действията се извършват бързо
С добър инструмент за онлайн сътрудничество вече няма нужда да се организира среща или телефонно обаждане, за да се преглеждат документи. Документите могат да бъдат качени в инструмента и рецензорите могат автоматично да бъдат уведомени по имейл, че документите са качени. След това рецензентите могат да пояснят документа и да направят необходимите промени и да уведомят всички членове на екипа, че документът е прегледан и готов. Това прави много по-лесно да се поддържа постоянен и организиран работен процес по проекта, като членовете на екипа незабавно допринасят, когато е необходимо.
Документите се съхраняват на едно място
Това улеснява всички членове на екипа да имат достъп до всички необходими документи, независимо от местоположението им. Също така, служителите не трябва да съхраняват документи на USB стик или други носители, ако планират да работят отдалечено, а всички актуализации на документ се виждат веднага. Не е необходимо различните версии на даден документ да се изпращат по електронната поща и членовете на екипа знаят по всяко време къде да намерят най-новата версия на документ.