Една малка организация минава дълго, когато търсите файлове
Ако прекарвате повече време в търсенето на файловете си в Microsoft Word, отколкото в работата им, тогава е време да се възползвате от някои от организационните функции на Word и вашия компютър.
Запазване на всички файлове на Word с миниатюри
Записването на всеки файл в Word с изображение или миниизображение за улесняване на идентифицирането, без да се отваря. Можете да запазвате всички документи на Word с предварителен преглед или миниизображение, като следвате само няколко стъпки:
- Отворете Microsoft Word.
- Кликнете върху Файл в лентата с менюта.
- Изберете Properties в долната част на падащото меню.
- Кликнете върху раздела Резюме .
- Поставете отметка до " Запазване на изображение с този документ" или " Запазване на миниатюри за всички документи на Word" (в зависимост от вашата версия на Word).
- Кликнете върху OK .
Актуализиране на свойствата на Word документ
Ако работите с огромни количества документи на Word, които имат подобни имена и местоположения, определено ще искате да се възползвате от функцията на Word за свойства на документите. Върнете се в File > Properties > Summary и включете коментари, ключови думи, категория, заглавие или предметна информация - всичко, което ще ви помогне да разграничите файловете. Когато дойде време да се направи търсене, Word може да намери точно това, от което се нуждаете.
Направете папки на компютъра и ги използвайте
Настройте една папка за всички ваши Word документи, които ще продължат напред и ще я наречете нещо, което няма да забравите - като "MyWordDocs". Направете го с папки с имена, които имат смисъл и да ги използвате. Ако отговаряте за изготвянето на ежеседмични бележки за срещи, например, направете папка за тези бележки и включете допълнителни папки в него в продължение на месеци или години.
Ако имате години документи на Word, разпръснати на компютъра ви и нямате време да ги отворите и да решите дали те са пазители или не, просто направете папка за всяка от годините, в която се намират тези стари документи, и пуснете всички документи от 2010 г. една папка, 2011 г. в друга и така нататък, докато нямате време да ги прегледате отново.
Използвайте съвместима система за наименуване на файлове
Създаването на система за именуване е може би най-важното, което можете да направите, за да помогнете, когато дойде време да намерите файловете, които искате. Няма по един правилен начин да назовете файловете си, но изборът на система за именуване и нейното последователно използване заслужават усилията. Предложенията са:
- Включете вида на документа, за да разберете с един поглед, че всяко име на файл, което съдържа "Договор", "Лизинг" или "Информационен бюлетин", не е писмото, което търсите.
- Започнете името с името на клиента (или фамилното име на получателя, ако документите са букви).
- Включете датата в името на файла.
Отделете време
Ако компютърът ви вече е препълнен с файлове, не се опитвайте да се справяте с организационните си проблеми наведнъж. Премахнете заданието надолу в управляеми парчета и прекарайте 15 минути на ден, работейки по него. Докато закръгляте безгрижни файлове на Word на компютъра си, поставете ги в една от папките, които сте направили, направете нова папка или ги изтрийте, ако вече нямате нужда от тях. Ако не можете да се замислите, поставете ги в папка, озаглавена HoldUntilDate и изберете достатъчно далечна дата в бъдеще, че ако не сте отворили папката дотогава, ще се почувствате удобно да я изтриете. Каквито и да са типове папки, които правите, поставете ги във вашата голяма Word папка, така че ще знаете къде да търсите.