Определете ясно правилата си
Всеки човек или група, участващи в работа на разстояние, трябва да знае точно какво се очаква от тях и как те ще бъдат държани отговорни. Политиките за дистанционна работа трябва да включват отговорностите на фирмата, служителя, работодателя и отдел "Човешки ресурси".
Ефективната политика трябва ясно да посочва следното:
- Компенсацията на работниците - Компенсацията на работниците се прилага при условие, че служителят върши работата си и не прави вътрешни ремонти по време на работа. Компенсацията на работниците също е приложима само в определеното работно пространство. Тя не обхваща целия дом на отдалечения работник.
- Прилагат се всички стандартни правила за работа - извънреден труд, почивка и т.н. Следвайки правилата, улесняващият персонал и надзорниците на място да знаят кога е налице отдалеченият работник. Няма смисъл да работите извънредно време, което не е предварително одобрено. Вие не бихте го направили на място, така че защо да го правите, когато работите от разстояние?
- Кой осигурява покритие за оборудване и застраховки - Политиката за дистанционна работа трябва ясно да посочва кой осигурява оборудването. Компанията може да осигури специфично оборудване, което е необходимо за мобилните служители да изпълняват функциите си на работа. Компанията е отговорна за осигуряването на застраховка за тези продукти. Елементите, които отдалечените работници купуват сами, трябва да бъдат покрити от собствената им застраховка.
- Разходи за възстановима работа - Определете кои разходи се възстановяват, като втора телефонна линия или месечни такси за интернет доставчик . Трябва да се изискват специални формуляри, за да се получи възстановяване на сумата и ще бъдат изпълнени на седмична или месечна база.
- Невъзстановими разходи - Това включва разходи за промени в дома, за да се осигури определено работно пространство. Дружеството не трябва да плаща за този вид разноски.
- Отдалечената работна програма е строго доброволна - служителят не може да бъде принуден да се занимава с отдалечена работа . Това е важно, за да могат служителите да бъдат изяснени; те никога не трябва да се чувстват натискани да работят от разстояние, освен ако в длъжностната характеристика ясно не е посочено, че позицията включва отдалечена работа - например външни продажби.
- Работно време Не трябва да работите повече или по-малко часове, отколкото ако сте били на място. Като отдалечен работник, ако отслабвате и не работите в същите часове, които ще работите на място, това само ще попречи на целта на отдалеченото работно споразумение и ще ви накара да загубите привилегията да работите от разстояние. Може дори да загубите работата си, защото не сте успели да вършите работата си по приемлив начин.
- Прекратяване на договора за работа от разстояние - Обяснете как може да бъде прекратено споразумението, какво трябва да се направи - писмено или устно известие и причини, поради които дадено споразумение може да бъде прекратено.
- Държавни / провинциални данъчни последици - Ако работите в друга държава / провинция от работодателя какви са последиците? - Винаги се консултирайте с данъчен специалист за повече разяснения Ако имате удържани данъци от заплащането си поради специфични причини за държавата / провинцията, трябва да научите какви са последиците от работата в различна държава / провинция, от която се намира вашият работодател. Данъчен специалист може да ви помогне.
- Данъчни въпроси за домашен офис - Дистанционният работник е отговорен за всички въпроси, свързани с данъците, свързани с домашния офис, и за плащането на съответните данъци. Консултирайте се с данъчен специалист за повече информация.
- Дистанционно определяне на работа - Да се посочи кой отговаря на условията за работа на разстояние може да елиминира голямото чувство на неудовлетвореност за хората, които биха искали да напуснат, но поради естеството на своята длъжност или задължения не могат. Създаване на списък на функциите за работа, подходящи за работа на разстояние и характеристики, които правят успешните отдалечени работници да премахнат всеки въпрос за избор на любими.
- Ползи и обезщетения - Всички други обезщетения и обезщетения остават същите. Отдалечената работа не може да се използва като причина за промяната им. Не можете да плащате на някой по-малко, за да вършите работата си, защото вече не работят на място.
- Сигурност на информацията - Определете колко отдалечени работници ще бъдат отговорни за съхраняването на документи и други материали, свързани с работата, в домашния офис. Укажете, че е необходим файлов шкаф с заключване, е един от методите.
Интелигентните компании ще преразгледат своята политика за дистанционна работа, прегледана от техния правен съветник, преди да я предостави на всички служители. Фирми, които използват ad hoc отдалечена работна програма и не създават политика, могат да се оставят отворени за спорове относно някои от горепосочените проблеми. Струва си да струва време и разходи за създаване на Политика с участието на юридически кадри, за да се гарантира, че в рамките на политиката няма отрицателни знаци или сиви зони.
Дистанционна работа Политиките трябва да се публикуват, където всички служители могат да имат достъп до нея, на фирмен интранет и на физически бюлетини. Не трябва да има ограничения за това кой може да има достъп до информацията.