Запазете имейлите и папките си в Gmail, като направите пълен архив
Услугата на Gmail е надеждна и добре поддържана от Google. Въпреки това, Gmail - като основно уеб базирано решение за електронна поща - не е налице, когато сте загубили връзката. Освен това някои хора използват своя профил в Gmail (или платен G Suite) за бизнес цели, които изискват някаква форма на запазване и възстановяване на документи, надхвърлящи това, което предлага безплатната среда в Gmail.
Използвайте едно от няколкото различни архивни решения, за да гарантирате, че никога няма да бъдете без важни съобщения, независимо от обстоятелствата.
Използвайте Outlook или Thunderbird за изтегляне на вашите Gmail имейли
Използвайте Outlook или Thunderbird или друг клиент за електронна поща, за да изтеглите имейлите си в Gmail като POP3, което всъщност ще съхранява съобщенията локално в имейл клиента ви. Съхранявайте съобщенията в имейл софтуера или, още по-добре, копирайте важните имейли в папка на вашия твърд диск. Ще трябва да активирате POP3 достъп в настройките на профила си в Google, под Препращане и POP / IMAP . Също така ще намерите указания за конфигуриране за настройване на POP за Gmail в имейл клиента.
Единственият недостатък на извличането на POP3 е, че ако вашият компютър прекъсне или вашите локални папки станат повредени, вие сте загубили своя архив.
Можете също така да настроите Gmail в програмата си за електронна поща като IMAP. Този подход синхронизира имейла ви от облака към компютъра ви, така че ако всички имейли изчезнат от сървърите на Google (или друг доставчик на уеб поща), вашият имейл клиент би могъл да се синхронизира с празния сървър и да изтрие местните копия. Ако осъществявате достъп до Gmail чрез IMAP, можете да плъзнете или запазите съобщенията локално на твърдия си диск като резервно копие. Разбира се, ще трябва да правите това редовно - преди да възникнат проблеми на сървъра. Повече ▼ "
Изтеглете архив от Google Takeout
Посетете сайта на Google Takeout, за да изтеглите еднократно архив на целия си профил в Gmail.
- Посетете Takeout и влезте с акредитацията на профила, който ви интересува архивиране. Можете да използвате Takeout само с вход в профила.
- Изберете Gmail и евентуално да включите и други данни, свързани с Google, които искате да експортирате. Падащото меню за Gmail ви позволява да избирате конкретни етикети, които да експортирате, в случай че не се нуждаете от всички стари имейли.
- Кликнете върху Напред . Google предлага три опции, които трябва да персонализирате, преди да можете да продължите:
- Тип файл. Изберете типа на файла, който може да работи с компютъра ви. По подразбиране ще ви даде ZIP файл, но също така поддържа екстракт към Gzipped tarball.
- Размер на архива. Изберете най-големия размер на файла, който компютърът ви може да обработва за отделни сегменти от по-голям архив. В повечето случаи е подходящо ограничение от 2 GB.
- Метод на показване. Кажете Takeout къде да поставите завършения архивен файл. Изберете от директна връзка за изтегляне или (след предоставяне на разрешения) директно прехвърляне в Google Диск, Dropbox или OneDrive.
- Google ви изпраща имейли, когато архивът е завършен.
Архивните файлове на Gmail се показват във формат MBOX, който е много голям текстов файл. Програмите за електронна поща като Thunderbird могат да четат MBOX файловете. За много големи архивни файлове, вместо да се опитвате да анализирате текстовия файл, трябва да използвате програма за електронна поща, съвместима с MBOX.
Google Takeout предлага изглед на моментното състояние на вашия Gmail акаунт; тя не поддържа допълнителното архивиране, така че ще получите всичко, освен ако не се ограничите до конкретни етикети. Въпреки че можете да заявите архиви на Takeout винаги, когато желаете, използването на Takeout за извличане на многократни данни не е ефективно. Ако трябва да изтегляте данни по-често от веднъж на календарното тримесечие, намерете алтернативен метод за архивиране.
Използвайте онлайн резервна услуга
Backupify архивира лична информация от Facebook, Flickr, Blogger, Google Календар и Контакти, LinkedIn, Twitter, Picasa Уеб Албуми и подобни услуги. Предложете му безплатен 15-дневен пробен период, преди да се ангажирате да платите за услугата.
Друга възможност е да опитате Upsafe или Gmvault. Upsafe предлага безплатни хранилища до 3 ГБ, докато Gmvault е проект с отворен код с мултиплатформена поддръжка и солидна общност за разработчици. Повече ▼ "
Селективно архивиране с използване на правила за данни
Ако не се нуждаете от всички имейли, помислете за по-селективен подход към архивирането на имейли.
- Препращане . Когато получите имейл, който знаете, че искате да запазите, препратете го поотделно към архивиращ профил другаде. За да запазите копие на това, което изпращате, използвайте имейл адреса на архивиращия профил на линията BCC.
- Автоматично пренасочване . Кажете на Gmail да копира или да слепи копира всички получени имейли (или BCC всички изпратени поща) до определен имейл адрес.
- IFTTT рецепта . Популярният уеб сайт If It Then That създава рецепти (по същество скриптове, които предвиждат, че когато се случи X събитие, събитието Y трябва да последва), така че да можете да настроите конкретни действия в Gmail, за да задействате определена дейност. Рецепти IFTTT са особено полезни, когато трябва да зададете персонализирани правила и да използвате ресурси извън екосистемата на Google.
- Препратете към Evernote или OneNote . Настройте псевдонимът me@onenote.com, за да импортирате имейли директно в присвоен ноутбук OneNote или използвайте своя персонализиран имейл адрес Evernote, за да влезете в Evernote.
Мислете преди да архивирате!
Има една къща индустрия на услуги за архивиране, които предполагат, че трябва да направите резервно копие на имейлите си, за да не изчезнат веднъж завинаги.
Въпреки че Google може да изтрие профила ви за нарушение на условията на услугата или хакерът може да получи контрол над профила ви и да изтрие някои или целия архив, тези резултати са относително редки. Google, като доставчик на солидна електронна платформа на базата на облак, няма склонност да губи съобщения или да изтрива случайно сметки без причина.
Въпреки че може да имате основателна причина за архивиране на профила си, резервните копия обикновено не са необходими. Те всъщност могат да отварят вашите имейли за още по-голямо изтичане на данни, докато свързвате други продукти и услуги към вашите Gmail профилни инструменти, които може да не са толкова сигурни, колкото платформата на Google за облак.