Аудио конферентен разговор проблеми и как да ги адресират
Аудиоконферентните разговори изглеждат интересни, когато мислите, че те са от полза за вашия бизнес или социални срещи. Но когато мислите за проблемите, свързани с тяхното създаване и гладкото протичане, скоро ще осъзнаете, че участието в едно или в едно от тях е доста предизвикателно. Докато организирате конферентен разговор, има редица въпроси, които трябва да включите в планирането си, за да избегнете проблеми, които могат да го направят неуспех.
1. Състояние на шума
Това е всеки шум, който идва от участник, различен от гласа им, като столове, които разговарят, хора, които говорят зад тях, машинни шумове, шумове от хартия и т.н. Получавате тези шумове предимно с участниците, които използват VoIP , микрофони, докато VoIP работи с по-разумен микрофони, носещи устройство. Пример за това е системата за магнитни микрофони, която разполагате с повечето от най-новите лаптопи. Някои хора участват в конференции, използващи устройствата си "свободни ръце".
Единственият начин да се коригира тази ситуация е да се накарат участниците да осъзнаят смущенията, които причиняват, което най-добре се прави чрез комуникация преди конферентния разговор. Например, като организатор, може да искате да разпространявате имейл върху етикетите за конферентен разговор преди сесията.
2. Ехо
Ехото може да е част от фоновия шум, но е по-технически от това. Някой, който участва в конферентния разговор, може да има условия с телефона си или може да използва телефонен апарат, при който няма отмяна на ехото. Прочетете повече как да спрете да създавате ехо .
Някой с ехо, обикновено е помолен да затвори. Така че отново е правилно осъзнато, че някои технически въпроси с телефоните и другото оборудване, използвани в конферентен разговор, са важни.
3. Управление на присъствието
При аудио конферентен разговор ще използвате само една от вашите сетива: слуха ви. Няма да виждате хора, с които говорите или слушате. Това означава, че ако не следите всяко вписване и излизане от конферентния разговор, може би не сте запознати с присъствието си в аудиторията си, след като сте се вмъкнали в конференцията.
Този проблем досега е бил без решение за аудио конферентна връзка до разработването на инструменти, които позволяват известно управление на присъствието. Първият инструмент за това е UberConference, където можете да видите кой говори, когато го правят, кой е тук и кой не, и т.н. През последните години редица такива инструменти са се изяснили, някои от тях с интересни визуални интерфейси, представляващи участници с икони.
4. Музика на задържане
Хората обикновено поддържат телефонния си интерфейс за физически лица, но никога за конферентни разговори. Въпреки че може да е хубаво за някой, който е бил задържан да чуе музика, то определено ще бъде неудобство при конферентен разговор. Някои участници могат да спрат конференцията, докато посещават друг разговор или задача, като по този начин добавят ритмична атмосфера към конференцията. Тук отново ще бъде полезна предварителната кампания за повишаване на осведомеността относно етиката.
5. Лидерство
В някои случаи, ако една група няма лидер, хаосът ще доведе. Това вероятно ще се случи на конференция, особено тази, която включва разумни въпроси, където няма нито един човек, който да държи юздите. Този лидер трябва да се погрижи на всеки да му се даде достатъчно време, за да говори, и да се обърне внимание. Те също така трябва да могат да върнат нещата нагоре по пътя, ако има неприятности или ясни конфликти.
6. Материали и документи
Много конференции, особено бизнес, включват позоваване на документи, материали и инструменти. Неправилното разпространение на такава информация кара някои участници да бъдат на тъмно в определени точки, като по този начин причиняват безразличие. Ето защо трябва да се внимава да разпространявате необходимата информация и документи на всички страни, необходими преди началото на конференцията. Друг и по-добър начин е да се използват инструментите за онлайн сътрудничество, където препратката към документите и другите материали не само ще бъде пасивна, но и може да има активна производителност по време на онлайн работната сесия.
7. Лошо качество на гласа
Не споменавам гласа на някой с болки в гърлото, а на гласа на някого, който използва телефонна услуга, която предлага лошо качество на обаждането. Сега това се случва често с VoIP услугата, която зависи от определен брой фактори , включително широчина на честотната лента , използвани кодеци , телефони и други използвани устройства. За съжаление, за вас не можете да направите много, ако сте водач на конференцията или организатор. Участникът, страдащ от лошо качество на гласа, трябва да подобри нещата.