Microsoft Access има три основни компонента: таблици, заявки и формуляри
Всяка компания, която е затрупана от големи количества данни, които трябва да бъдат проследени, или от система, която използва подаване на хартия, текстови документи или електронна таблица, за да следи важната информация, може да се възползва от преминаването към система за управление на данни. Система от бази данни като Microsoft Access 2010 може би е точно това, от което се нуждае компанията.
Какво представлява база данни?
На най-основното ниво базата данни е организирана колекция от данни. Системата за управление на бази данни (СУБД), като например Microsoft Access, ви предоставя софтуерните инструменти, които е необходимо да организирате тези данни по гъвкав начин. Той включва средства за добавяне, модифициране и изтриване на данни от базата данни, задаване на въпроси относно данните, съхранявани в базата данни, и изготвяне на отчети, обобщаващи избраното съдържание.
Компоненти на Microsoft Access 2010
Microsoft Access 2010 предоставя на потребителите лесно и гъвкаво решение за DBMS. Редовните потребители на продукти на Microsoft оценяват познатата визия на Windows и тясната интеграция с други продукти на Microsoft Office.
Три от основните компоненти на Access, които повечето потребители на бази данни срещат, са таблици, заявки и формуляри. Ако току-що започвате с Access и вече нямате база данни за достъп, моля, прочетете за Създаване на база данни за Access 2010 от нулата.
Таблици са строителните блокове
Таблиците са основните градивни елементи на всяка база данни. Ако сте запознати с електронни таблици, ще намерите подобни таблици в базата данни. Типичната таблица на база данни може да съдържа информация за служителите, включително характеристики като име, дата на раждане и заглавие. Тя може да бъде структурирана както следва:
- Идент. № на служителя
- Фамилия
- Първо име
- Заглавие
- поздрав
- Рождена дата
Разгледайте конструкцията на таблица и ще откриете, че всяка колона от таблицата съответства на специфична характеристика на служителя или атрибут в термините на базата данни. Всеки ред съответства на конкретен служител и съдържа неговата или нейната информация. Това е всичко за него. Ако това помага, помислете за всяка таблица като списък с информация в стил в електронна таблица.
Заявки Извличане на информация
База данни, която съхранява само информация, би била безполезна; имате нужда и от методи за извличане на информация. Ако просто искате да си спомните съхраняваната в таблицата информация, Microsoft Access ви позволява да отворите таблицата и да прегледате съдържанията в нея. Реалната мощ на базата данни обаче е в нейните възможности да отговори на сложни заявки. Заявките за достъп предоставят възможност за комбиниране на данни от множество таблици и поставяне на конкретни условия върху извлечените данни.
Представете си, че вашата организация изисква прост метод за създаване на списък с онези продукти, които в момента продават над средната им цена. Ако просто извлечете таблицата с информация за продуктите, изпълняването на тази задача би изисквало голямо количество сортиране на данни и извършване на изчисления на ръка. Силата на заявката обаче ви позволява да поискате Достъпът да възстанови само тези записи, които отговарят на условията за надвишаване на цените. Освен това можете да инструктирате базата данни да посочва само името и единичната цена на елемента.
За повече информация относно силата на заявките на базата данни в Access, прочетете Създаване на проста заявка в Microsoft Access 2010.
Формуляри Вмъкване на информация
Досега сте прочели за концепциите зад организирането на информацията в база данни и извличането на информация от база данни. Все още имате нужда от механизми, за да поставите информацията в таблиците на първо място. Microsoft Access предоставя два основни механизма за постигане на тази цел. Първият начин е да изведете таблицата в прозорец, като кликнете два пъти върху нея. След това добавете информация в долната част на таблицата, точно както бихте добавили информация към електронна таблица.
Достъпът също осигурява лесен за ползване интерфейс за формуляри. Интерфейсът позволява на потребителите да въвеждат информация в графична форма и да я прехвърлят прозрачно в базата данни. Този метод е по-малко смущаващ за оператора за въвеждане на данни, но изисква малко повече работа от страна на администратора на базата данни. За повече информация прочетете Създаване на формуляри в Access 2010
Отчети за Microsoft Access
Отчетите предоставят възможност за създаване на привлекателно форматирани резюмета на данните, съдържащи се в една или повече таблици и заявки. Чрез използването на шорткъп трикове и шаблони, добре информирани потребители на база данни могат да създават отчети в рамките на няколко минути.
Да предположим, че искате да създадете каталог за споделяне на информация за продукта с настоящи и бъдещи клиенти. Този вид информация може да бъде извлечена от базата данни чрез разумно използване на заявки. Информацията обаче е представена в таблична форма - не точно най-атрактивния маркетингов материал. Отчетите позволяват включването на графики, привлекателно форматиране и странициране. За повече информация вижте Създаване на отчети в Access 2010.