Етикетите на Microsoft Word улесняват намирането и организирането на вашите документи
Етикетите на Microsoft Word, добавени към документи, могат да ви помогнат да организирате и намирате документите на документа, когато имате нужда от тях.
Маркерите се считат за метаданни, подобно на свойствата на документите, но етикетите не се запазват с документа ви. Вместо това, тези маркери се обработват от операционната система (в този случай Windows). Това позволява етикетите да се използват в различни приложения. Това може да бъде голямо предимство при организирането на файлове, които са свързани, но всеки от тях е с различен тип файл (например презентации в PowerPoint, електронни таблици в Excel и т.н.).
Можете да добавяте маркери чрез Windows Explorer, но можете да ги добавите и в Word. Word ви позволява да зададете етикети на вашите документи, когато ги запазвате.
Маркирането е толкова просто, колкото запазването на файла ви:
- Кликнете върху Файл (ако използвате Word 2007, след това кликнете върху бутона Office в горния ляв ъгъл на прозореца).
- Кликнете върху Запазване или Запазване като, за да отворите прозореца "Запазване".
- Въведете име за запазения си файл, ако още нямате такъв.
- Под името на файла въведете маркерите си в полето, обозначено с етикет . Можете да въведете колкото искате.
- Кликнете върху Запазване .
Файлът ви сега е свързан с избраните от Вас маркери.
Съвети за маркиране на файлове
Етикетите могат да бъдат всичко, което ви харесва. Когато въвеждате маркери, Word може да ви предложи списък с цветове; те биха могли да бъдат използвани за групиране на вашите файлове заедно, но не е нужно да ги използвате. Вместо това можете да създадете собствени имена на персонализирани маркери. Те могат да бъдат единични думи или няколко думи.
Например документът за фактура може да има прикрепен към него очевиден етикет "фактура". Също така може да искате да маркирате фактури с името на компанията, до която са изпратени.
Когато въвеждате маркери в Word за компютъра (Word 2007, 2010 и т.н.), разделете няколко етикета с точка и запетая. Това ще ви позволи да използвате маркери с повече от една дума.
Когато въведете маркер в полето в Word за Mac, натиснете клавиша Tab. Това ще създаде единица за маркери и след това ще преместите курсора напред, за да можете да създадете повече маркери, ако искате. Ако имате маркер с няколко думи, въведете ги всички и след това натиснете раздела, за да ги направите всички част от един маркер.
Ако имате много файлове и искате да използвате маркери, които да ви помогнат да ги организирате, ще помислите за имената на маркерите, които ще използвате. Системата от тагове за метаданни, използвани за организиране на документи, понякога се нарича таксономия в управлението на съдържанието (въпреки че има по-широк смисъл в тази област). Чрез планирането на имената на маркерите и поддържането им последователно, ще бъде по-лесно да поддържате спретната и ефективна организация на документите.
Word може да Ви помогне да запазите етикетите си съвместими, като правите предложения за етикети, използвани преди това, когато въвеждате маркер, докато запазвате файл.
Промяна и редактиране на маркери
За да редактирате маркерите си, ще трябва да използвате екрана за подробности в Windows Explorer.
Отворете Windows Explorer. Ако екранът за подробности не се вижда, кликнете върху Изглед в менюто и кликнете върху Подробно стъкло . Това ще отвори прозореца от дясната страна на прозореца на Explorer.
Изберете вашия документ и погледнете в екрана с подробности за етикета Tags. Кликнете в интервала след знаците, за да направите промени. Когато приключите с промените, кликнете върху Запазване в долната част на екрана за подробности.