Въведение в характеристиките и основните принципи
Затрупана ли е от големите количества данни, които трябва да бъдат проследени във вашата организация? Вероятно в момента използвате система за подаване на хартия, текстови документи или електронна таблица, за да следите критичната информация. Ако търсите по-гъвкава система за управление на данни, база данни може да е само спасението, което търсите, а Microsoft Access 2013 предлага отлична опция.
Какво представлява база данни?
На най-основното ниво базата данни е просто организирана колекция от данни. Системата за управление на бази данни (DBMS), като Microsoft Access, Oracle или SQL Server, ви предоставя софтуерните инструменти, от които се нуждаете, за да ги организирате гъвкаво. Той включва възможности за добавяне, модифициране или изтриване на данни от базата данни, задаване на въпроси (или запитвания) за съхранените в базата данни данни и изготвяне на отчети, обобщаващи избраното съдържание.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 предоставя на потребителите едно от най-простите и най-гъвкави решения за DBMS на пазара днес. Редовните потребители на продукти на Microsoft ще се радват на познатия вид на Windows, както и на тясната интеграция с други продукти на Microsoft Office. За повече информация относно интерфейса Access 2010 прочетете нашето посещение в Access 2013 User Interface .
Нека първо разгледаме три от основните компоненти на Access, които повечето потребители на бази данни ще срещнат - таблици, заявки и формуляри. Ако все още нямате база данни за достъп, може да прочетете за Създаване на база данни за достъп 2013 от нула или за създаване на база данни за достъп 2013 от шаблон.
Таблици на Microsoft Access
Таблиците представляват основните градивни елементи на всяка база данни. Ако сте запознати с електронни таблици, ще намерите таблици на базата данни, които са много сходни.
Общата таблица на база данни може да съдържа информация за служителите, включително характеристики като име, дата на раждане и заглавие. Тя може да бъде структурирана както следва:
- Идент. № на служителя
- Фамилия
- Първо име
- Заглавие
- поздрав
- Рождена дата
Разгледайте конструкцията на таблицата и ще откриете, че всяка колона от таблицата съответства на специфична характеристика на служителя (или атрибут в термините на базата данни). Всеки ред съответства на конкретен служител и съдържа неговата или нейната информация. Това е всичко, което има! Ако това помага, помислете за всяка една от тези таблици като списък с информация в стил в електронна таблица. За повече информация прочетете Добавяне на таблици към база данни за достъп 2013
Извличане на информация от базата данни за достъп
Очевидно е, че база данни, която съхранява само информация, би била безполезна - имаме нужда и от методи за извличане на информация. Ако просто искате да си спомните съхраняваната в таблицата информация, Microsoft Access ви позволява да отворите таблицата и да прегледате съдържанията в нея. Реалната мощ на дадена база данни обаче е в нейните възможности да отговори на по-сложни заявки или заявки. Заявките за достъп предоставят възможност за комбиниране на данни от множество таблици и поставяне на конкретни условия върху извлечените данни.
Представете си, че вашата организация изисква прост метод за създаване на списък с онези продукти, които в момента продават над средната им цена. Ако просто сте изтеглили таблицата с информация за продуктите, изпълнението на тази задача би изисквало голямо количество сортиране на данни и извършване на изчисления на ръка. Силата на заявката обаче ви позволява просто да поискате от Access да връща само тези записи, които отговарят на горното средно ценообразуване. Освен това можете да инструктирате базата данни да посочва само името и единичната цена на елемента.
За повече информация относно силата на заявките за бази данни в Access, прочетете Създаване на проста заявка в Microsoft Access 2013.
Вмъкване на информация в базата данни за достъп
Досега сте научили понятията зад организирането на информацията в база данни и извличането на информация от база данни. Все още имаме нужда от механизми за поставяне на информация в таблиците на първо място! Microsoft Access предоставя два основни механизма за постигане на тази цел. Първият метод е просто да доведете таблицата в прозорец, като кликнете два пъти върху нея и добавите информация към дъното й, точно както бихте добавили информация към електронна таблица.
Достъпът също осигурява лесен за ползване интерфейс за формуляри, който позволява на потребителите да въвеждат информация в графична форма и да я прехвърлят прозрачно в базата данни. Този метод е по-малко смущаващ за оператора за въвеждане на данни , но изисква малко повече работа от страна на администратора на базата данни. За повече информация прочетете Създаване на формуляри в Access 2013
Отчети за Microsoft Access
Докладите предоставят възможност бързо да се произвеждат атрактивно форматирани обобщения на данните, съдържащи се в една или повече таблици и / или заявки. Чрез използването на шорткъп трикове и шаблони, потребителите на база данни могат да създават отчети в буквално въпрос на минути.
Да предположим, че искате да създадете каталог за споделяне на информация за продукта с настоящи и бъдещи клиенти. В предишните раздели научихме, че този вид информация може да бъде извлечена от нашата база данни чрез разумно използване на заявки. Припомнете обаче, че тази информация е представена в таблична форма - не точно най-атрактивния маркетингов материал! Отчетите позволяват включването на графики, привлекателно форматиране и странициране. За повече информация вижте Създаване на отчети в Access 2013.