Определяйки кой EDMS пакет е подходящ за работата, която вършите, е ключът към успешното изпълнение на процедурите за управление на документи във вашия офис. Нека да разгледаме петте най-големи пакета там и да прецените своите плюсове и минуси, преди да купите.
01 от 05
Сътрудничество със сейфовете
Сътрудничеството с Autodesk Vault се предлага в два аромата: Vault за AEC и Vault за производство. В зависимост от вида работа, която вършите, един от тях със сигурност ще ви даде всички инструменти на EDMS, от които имате нужда. Тъй като Vault е продукт на Autodesk, можете да бъдете сигурни, че те са напълно разработени и плътно интегрирани с подходящия софтуер за проектиране на Autodesk. Всяка програма има разширена функционалност, ако използвате вертикалите на AutoCAD като основен дизайн. Това не означава, че Vault се ограничава да работи с тези програми, не е така. Vault се интегрира с MicroStation и цялата продуктова линия на Microsoft Office, но истинската му сила е в това колко добре се свързва в различните пакети за дизайн на Autodesk.
Моят екип работи в областта на инфраструктурата и Civil 3D е нашият основен дизайн. Имайки предвид това, превключваме цялата ни фирма от Meridian и свързваме с Vault AEC Collaboration поради допълнителните предимства, които ни дава при споделянето на данни между файловете, които не може да предостави друг EDMS софтуер. Тъй като Civil 3D създава цялата си информация (подравняване, повърхности и т.н.) в рамките на един чертеж, трябва ръчно да създадете референция за данни, за да позволите на потребителите да споделят тези данни между файловете. Vault AEC има вече вградената функционалност: когато затворите файл в Civil 3D, се намесва и се запитва дали искате да споделите тази проектна информация с всеки друг чертеж в проекта Vault. Едно натискане на бутон и това, което някога беше объркващ ръчен процес, се извършва по последователен и ефикасен начин.
Съществуват десетки други интеграции между продуктите на Vault и AutoCAD, като например автоматичното свързване към мениджъра на комплектите листове, така че можете да генерирате цели набор от рисунки в една стъпка и да блокирате автоматично заглавните си блокове и листовете, когато променяте свойствата на проекта и добавяте или изтривате файлове. Vault е много мощен и персонализиран EDMS пакет и получава най-високата ми препоръка за всеки, който редовно използва продуктите на Autodesk. Повече ▼ "
02 от 05
Интеграция на меридиан
Meridian Integration е много мощен пакет за EDMS, който има някои от най-модерните интеграционни функции на пазара. Meridian работи с почти всеки важен софтуер, който имате във вашата система и разполага с високо развит интерфейс с всички големи CAD системи там. Въпреки че не се съсредоточава върху конкретна индустрия на AEC, Meridian има много добри генерични контроли за интегриране със стандартните ви AutoCAD, MicroStation и други чертожни пакети. За да преминете отвъд това, Meridian остави отворен програмируем потребителски интерфейс, който можете да използвате, за да персонализирате програмата, за да имате достъп до почти всяка функция в тези CAD системи.
Тази скалируемост е една от силните страни на Меридиан; можете наистина да адаптирате програмата към вашия собствен процес на работа с малко програмиране. Ако нямате програмист за персонала, повечето дистрибутори предлагат персонализиране на разумни цени. Използвахме тази програма в сегашната си позиция за по-добро от десетилетие и успяхме да съберем някои функции, спестяващи време, с минимални инвестиции. Прехвърлянето на проекти, партидното планиране, електронните подписи и половин дузина други персонализации ни спестиха безброй хиляди таксуващи се часове.
Способността на Меридиан да проследява промените във файл, да създава резервни копия и ревизии с едно кликване, както и да визуализира файлове с червена линия, без да е необходимо да отварят действителните чертежи, са фантастични инструменти. Аз ще ви предупредя, че това е сложна система и има определена крива на обучение, която е свързана с това да улесните потребителите си. Меридианът е много фокусиран в Autodesk Inventor, но е толкова конфигурируем, че адаптирането му към различни отрасли не е проблем изобщо. Когато работите с Inventor, обаче, той прави чудесна задача да създава каталози за части, да проследява ревизии на компоненти и да изгражда файлове за визуализация. Ако Inventor е основната ви програма за дизайн, Meridian определено е пакетът за вас. Повече ▼ "
03 от 05
вещ
Adept от Synergis Software е пълнофункционален софтуер за управление на документи, който има всички стандартни основни процедури, които вероятно ще намерите във всяка подобрена EDMS система. Тя позволява пълна конфигурация на метаданни на персонализирани полета, проверка на документите от потребители, контрол на версиите и одиторски пътеки, за да следите кой какво и кога прави във всичките ви файлове.
Adept се фокусира силно върху производствената индустрия и се интегрира с програми като Inventor и SolidWorks , което означава, че Adept има възможност да се свърже директно с елементи от чертежи като атрибути и имена на блокове, за да генерира автоматично части и списъци с материали. Adept има и интегриран клиент, който работи вътре в софтуера на AutoCAD, за да даде на потребителите директен достъп до файловите структури на проекта без да е необходимо да напускат AutoCAD. По същия начин Adept има идентична интеграция в продуктовата линия на Bentley MicroStation.
Тъй като е съсредоточена толкова силно върху производството, интеграцията на Adept с SolidWorks от системите Dassault е един от най-силните му компоненти. Потребителите могат да получат достъп до части и сглобки, да пускат заявки за състоянието им, дори да търсят чрез няколко ревизии и да актуализират автоматично компонентите на своя дизайн чрез Adept Task Pane, който работи изцяло в SolidWorks. Чрез този прозорец можете да преглеждате всяка част или монтаж и да го задържите с мишката, за да получите инструкции, които показват текущото състояние на всяка част. Можете също така да кликнете с десния бутон на мишката върху всеки файл в базата данни, за да го отворите / редактирате, без да е необходимо да оставяте отворения файл. Това е голямо спестяване на време: можете да модифицирате части от вашия дизайн в движение и незабавно да видите тези промени, отразени в общите си планове, без да е необходимо да затваряте файл.
Единствената отрицателна стойност на Adept е и най-голямата му положителна: тя наистина е предназначена за производствената индустрия. Ако това е вашият свят, тогава Adept може да е правилният EDMS за вас. Ако работите си основно в която и да е друга индустрия на AEC, може да искате да избегнете този пакет и да потърсите нещо по-подходящо за това, което правите. Повече ▼ "
04 от 05
AutoEDMS
AutoEDMS от софтуера ACS е софтуер за управление на софтуерни документи, който може да се хареса на по-малките фирми. AutoEDMS има стандартното чек-ин / излизане, работния процес, ревизията и заглавния блок, свързващи контролите, които очаквате да видите във всеки EDMS пакет, но освен това поддържа нещата доста прости. AutoEDMS не разполага с разширените данни и части, свързващи много от конкурентите си, както и с инструменти за персонализиране и интеграция от по-големите програми. Това не е непременно лошо нещо. Понякога, по-прост интерфейс е всичко, от което имате нужда, така че защо да купите програма, която ви дава повече, отколкото някога ще използвате?
AutoEDMS е по-скоро генерична система за управление на документи, която позволява основен контрол върху централната база данни за съхраняване и манипулиране на вашите файлове, вместо да се съсредоточава върху специфични за индустрията дизайнерски пакети. Той се интегрира с AutoCAD, MicroStation, SolidWorks и други подобни продукти, но не предлага напълно разширените данни, свързващи другите EDMS пакети.
Ако искате да се преместите в EDMS за първи път, това може да е добър избор за вас. По-простият интерфейс ще улесни персонала ви с основните концепции за управление на документа, без да обърква обекта с десетки разширени функции, които никога няма да ви трябват. Започнете с по-малък софтуер, подобно на този, и дайте на себе си и вашите служители време да се чувстват комфортно в EDMS среда, преди да се преминете към по-солиден пакет, специализиран във вашата индустрия. Повече ▼ "
05 от 05
Централно управление
Съдържанието Central от Ademero е по-скоро прав пакет за управление на документи от EDMS система, но тъй като ви позволява да съхранявате и да имате достъп до който и да е тип файл, използвайки родната си програма, реших да го включа тук. Content Central е разширена система за управление на файлове, която ви позволява да съхранявате всички файлове в определена структура на папката на проекта и да назначавате разширена информация за всеки файл в тази структура. Той има стандартни функции за чек-ин / излизане и има инструменти за автоматично назоваване и индексиране на файловете.
За разлика от повечето други EDMS пакети, Control Central има и вградена функционалност за сканиране на документи и използване на функции за автоматично разпознаване, за да определи какво представляват и къде отиват в рамките на вашия проект. Това може да бъде много хубава характеристика за обработка на фактури и договори от консултанти и клиенти. Тази програма има и много приятна система за мониторинг на одобренията и за споделяне / съвместна работа на файлове с други потребители.
От инженерска гледна точка този пакет е донякъде ограничен. Тя няма интеграцията, която може да ви е необходима с вашия дизайн пакет и не разполага с обикновен plug-in за достъп до базата данни от друг софтуер. По-голямата част от управлението на файловете ви трябва да се извършва директно чрез Control Central клиента, който просто пуска вашите файлове в програмата, която ги е създала, когато кликнете два пъти върху тях. Този софтуер изглежда по-фокусиран върху генеричен модел за управление на офис, отколкото върху инженеринг, но има приятни характеристики, които могат да бъдат приети за малка до средна фирма AEC. Повече ▼ "