Социалните мрежи продължават да получават по-голяма популярност в наши дни, но все пак имейлите са най-категоричната опция за съобщения, лесно преодолявайки всички останали форми на електронна комуникация дори в този модерен свят, изпълнен с тонове приложения. Администрирането на писма може да изглежда скъпа функция, особено за малки и средни предприятия, а няколко администратори търсят икономически ефективни решения за тях.
Много фирми смятат, че е трудна задача да управляват свои собствени пощенски сървъри, защото непрекъснатите усилия на спамерите да изпращат изходящи спам и да удрят масово входящите спам чрез пощенските си сървъри . Тъй като повечето от компаниите, изправени пред такива проблеми, се оказват малки или средни, те често нямат вътрешни технически решения за правилно конфигуриране и управление на пощенски сървър и управление на такива заплахи. Ето защо няколко фирми възлагат своите нужди на външни доставчици на услуги на значителна цена.
Но това не е само за себе си; аутсорсването на тези изисквания може да не изглежда скъпо, но идва със следните скрити рискове -
1. Фирмата губи контрол върху собствената си поща. Аутсорсинг компанията управлява сървърна идентификация и криптиране, което може да изисква допълнително криптиране за чувствителна комуникация, но това вече не е в ръцете на собственика на фирмата.
2. Условията и сроковете на аутсорсинг компанията понякога могат да й позволят да сканира съдържанието на пощата, за да спомогне за насочването на рекламата, като по този начин създава още по-високи рискове за поверителността и неприкосновеността на личния живот.
3. Споделянето на сървъра за електронна поща с други фирми може да доведе до проблеми при доставката, когато човек от другата компания изпраща спам съобщения чрез този пощенски сървър. Това може да увеличи риска, ако аутсорсинг компания не е в състояние да открие спама и да го блокира.
4. Най-голямото препятствие е, че друга компания може да вижда цялото съдържание на съобщението. Понякога съдържанието на съобщението може да се съхранява за неопределено време на сървърите на аутсорсинг компания. Тези недостатъци са значителни.
За малките фирми, които изискват поверителни и надеждни системи за електронна поща, може да се окаже трудно решение да се реши дали да се възлагат или не. Възможно е малките фирми да управляват спам филтриран и сигурен пощенски сървър, като спазват тези указания.
Изберете добър ISP или хостинг доставчик
При избора на интернет доставчик се уверете, че има възможност да се справя с проблемите, свързани с злоупотреби и спам. Ако управлявате своя собствен сървър за електронна поща, е изключително важно вашият ISP да не позволява злоупотреби и спам да се развиват в неговата мрежа. За да се уверите, че хостингът или доставчикът на ISP правилно управлява тези проблеми в мрежата си, има много ресурси, за да проверите репутацията на своите домейни и IP адреси.
Отхвърляне на входящите спам колкото е възможно повече
Има много бази данни и IP адреси на домейни, които могат да намалят размера на входящите спам, достигайки пощенски кутии, без да блокират легитимните писма. Тези бази данни могат да се използват свободно, ако обемът на съобщенията не е много висок. Важно е обаче да ги използвате правилно.
Сложете спам към изходящ спам
Емисията на спам се дължи най-вече на единица или лице в компанията, която иска да изпрати спам или проблеми със сигурността, които позволяват на другите да изпращат спам с вашия IP адрес.
Няма технически решение за първия случай, въпреки че всички маркетингови служители трябва да знаят, че всички имейли за имейли, използвани за групово изпращане, трябва да са поискали по-специално да получават съобщения за продукти чрез потвърден отказ.
Вторият случай е по-често срещан. По-голямата част от спама се дължи на проблеми със сигурността, принадлежащи към една от тези категории: троянски и вируси с малуер, отворени релета, компрометирани профили и компрометирани уеб сървъри. Тези проблеми трябва да бъдат адресирани правилно, за да се предотвратят проблемите със спам .
Проследяване на регистрационните файлове
Прекарайте известно време или създайте автоматични механизми, базирани на броя на имейлите, за да наблюдавате пощенския си сървър. Откриването на проблем и прилагането на коригиращи мерки възможно най-скоро, преди репутацията на домейна или IP адреса да започне да се влошава, всъщност може да намали въздействието на инцидента върху редовния поток на поща.
Вътрешният сървър за поща със сигурност е по-жизнеспособен вариант за малките фирми. Ако се обърне сериозно внимание на поверителността или проблемите, свързани с поверителността, трябва да изберете своя собствен пощенски сървър. Ако споменатите по-горе точки са взети под внимание, не трябва да бъдете преобладаващо да управлявате своя пощенски сървър, но тогава винаги е по-лесно да се каже, отколкото да се направи.
Най-доброто решение може да бъде намирането на надежден доставчик на хостинг на електронна поща , който осигурява 100% конфиденциалност, надеждност и в същото време ви спестява болката от управлението на вашия собствен пощенски сървър.