Премахване на разликата между електронна таблица и база данни
Една от причините, поради които компаниите се колебаят да използват Microsoft Access, е липсата на разбиране за разликата между електронна таблица и база данни. Това кара много хора да вярват, че проследяването на информацията за клиентите, поръчките за покупка и подробностите за проекти в електронна таблица е адекватно за техните нужди. Крайният резултат е, че е трудно да се поддържа контрол на конфигурацията, файловете се губят за корупция и служителите случайно презаписват съответната информация. С малко познания за властта и многото приложения на база данни е по-лесно за малките фирми да видят кога е достатъчна електронна таблица за работа и кога трябва да бъде създадена база данни.
Важно е да имате основно разбиране за това какво представлява една база данни . Повечето хора имат достъп до бази данни преди, като тези в обществената библиотека, но просто ги използват, не става ясно колко са различни таблиците и базите данни. Прекарването на няколко минути в изучаването на бази данни ще спомогне за по-ясното сравнение.
Организация на данните
Може би най-очевидната разлика между електронна таблица и база данни е начина, по който се организират данните. Ако данните са сравнително равни, тогава електронната таблица е добра. Начинът, по който да определите дали плоската маса е най-добра, попитайте дали всички точки от данни могат лесно да бъдат графикирани на диаграма или таблица? Например, ако една компания иска да проследява месечните приходи в течение на една година, една електронна таблица е добра. Електронните таблици са предназначени да се справят с много от същите видове данни, като проследяват напредъка на няколко ключови точки.
За сравнение, базите данни имат структура на релационни данни. Ако потребителят трябваше да изтегли данни, имаше много въпроси, които трябваше да бъдат разгледани. Например, ако една компания иска да проследи месечните си приходи и да ги сравни с конкурентите през последните пет години, съществува връзка между тези точки от данни, но не и един фокус. Изготвянето на една таблица за отчитане на резултатите ще бъде трудно, ако не и невъзможно. Базите данни са предназначени да улеснят потребителите да генерират отчети и да пускат заявки.
Сложност на данните
Най-лесният начин да се сравни дали данните трябва да се поддържат в електронна таблица или в база данни е да се види колко сложни са данните. Това помага да се изясни как данните трябва да бъдат организирани, ако даден потребител все още не е сигурен.
Данните за електронната таблица са прости. Тя може лесно да се добави към една таблица или графика и да се добави към презентацията, без да се налага да се изключва информация. Лесно е да се поддържа, тъй като следва само няколко ключови цифрови стойности. Ако са необходими само няколко реда и колони, данните се съхраняват най-добре в електронна таблица.
Базите данни съдържат много различни видове данни, които имат някаква връзка с другите данни в базата данни. Например компаниите съхраняват значителен обем данни за своите клиенти, от имена и адреси до поръчки и продажби. Ако даден потребител се опита да нахлуе хиляди редове в електронна таблица, шансовете са добри, че той трябва да бъде преместен в база данни.
Повтаряне на данни
Само защото данните трябва да бъдат актуализирани, не означава непременно, че е необходима база данни. Ще има ли постоянно повтарящи се същите данни? А бизнесът се интересува от следните събития или действия?
Ако данните се променят, но типът данни е еднакъв и проследява едно събитие, тази информация вероятно е плоска. Пример за това е размерът на продажбите в течение на една година. Периодът ще се промени и цифрите ще се колебаят и няма да има повтарящи се данни.
Ако някои части от данните ще останат същите, като например информация за клиентите, докато други се променят, като например броя на поръчките и навременността на плащанията, се проследяват коефициентите за действия. Тогава трябва да се използва база данни. Действията имат много различни компоненти към тях и се опитваме да ги проследим и изисква база данни.
Основната цел на Данните
Електронните таблици са чудесни за еднократни събития, които не изискват проследяване на много различни аспекти. За проекти, които се нуждаят от една или две графики или таблици за презентация, преди да бъдат архивирани, е най-добрият начин да отидете на електронна таблица. Ако екипът или фирмата трябва да могат да изчисляват резултатите и да определят процентите, то най-полезни са електронните таблици.
Базите данни са за по-дълги проекти, където данните вероятно ще бъдат използвани отново и отново. Ако са необходими бележки и коментари, данните трябва да бъдат преместени в база данни. Електронните таблици не са предназначени за проследяване на детайли, само на няколко ключови цифрови точки.
Брой потребители
Броят на потребителите може да се окаже решаващ фактор за това дали да се използва електронна таблица или база данни. Ако проектът изисква голям брой потребители да могат да актуализират данни и да правят промени, това не трябва да се прави в електронна таблица. Много по-трудно е да се поддържа правилен контрол на конфигурацията с електронна таблица. Ако има само няколко потребители, които да актуализират данните, обикновено между три и шест, една електронна таблица трябва да е адекватна (въпреки че не забравяйте да установите правила, преди да продължите напред с нея).
Ако всички участници в проект или цели отдели трябва да направят промени, по-добър избор е база данни. Дори ако една компания е малка и има само един или двама души в отдела сега, помислете колко хора може да се окажат в този отдел след пет години и да попитат дали всички ще трябва да направят промени. Колкото повече потребители се нуждаят от достъп, толкова по-вероятно е база данни да е по-добър вариант.
Трябва също така да вземете предвид сигурността на данните. Ако има много чувствителна информация, която трябва да бъде защитена, базите данни предлагат по-добра сигурност. Преди да направите това, не забравяйте да прочетете проблемите със сигурността, които трябва да се имат предвид преди създаването на база данни.
Ако сте готови да се потопите, прочетете нашата статия Конвертиране на електронни таблици в бази данни, за да започнете пътуването си.