Въведение в бази данни, SQL и Microsoft Access
На пръв поглед база данни може да изглежда много като електронна таблица; тя има данни, подредени в колони и редове. Но това е мястото, където сходството свършва, защото база данни е много по-мощна.
Какво може да направи една база данни?
Базата данни има широка функционалност за търсене. Например отдел продажби може бързо да търси и да намери целия персонал по продажбите, който е реализирал определен обем продажби през определен период от време.
Базата данни може да обновява записите на едро - дори милиони или повече записи. Това би било полезно, например, ако искате да добавите нови колони или да приложите някакъв вид кръпка за данни.
Ако базата данни е релационна , кои са повечето от базите данни, тя може да препраща записи в различни таблици. Това означава, че можете да създавате връзки между таблици. Ако например сте свързали таблицата Клиенти с таблицата Поръчки, можете да намерите всички поръчки за покупка от таблицата Поръчки, които някога е обработен от един клиент от таблицата "Клиенти", или да го прецизирате, за да върнете само поръчките, обработени в определен период от време - или почти всякакъв вид комбинация, която можете да си представите.
Една база данни може да извършва сложни изчисления на множество таблици. Можете например да изброите разходите в няколко магазина за търговия на дребно, включително всички възможни междинни суми, а след това и окончателната сума.
Базата данни може да наложи последователност и целостта на данните, което означава, че тя може да избегне дублирането и да гарантира точността на данните чрез своя дизайн и редица ограничения.
Каква е структурата на базата данни?
Най-лесната му база данни е съставена от таблици , съдържащи колони и редове. Данните се разделят по категории на таблици, за да се избегне дублирането. Например, една фирма може да има таблица за служители, една за клиенти и друга за продукти.
Всеки ред в таблицата се нарича запис и всяка клетка е поле. Всяко поле (или колона) може да бъде проектирано така, че да съдържа определен тип данни, като например число, текст или дата. Това се налага чрез поредица от правила, за да се гарантира, че данните ви са точни и надеждни.
Таблиците в релационна база данни са свързани чрез ключ. Това е идентификационен номер във всяка таблица, който уникално идентифицира ред. Всяка таблица има колона с първичен ключ и всяка таблица, която трябва да се свърже с тази таблица, ще има колона с чужди ключове , чиято стойност ще съответства на първичния ключ на първата таблица.
Базата данни ще включва формуляри, така че потребителите да могат да въвеждат или редактират данни. Освен това, той ще има възможност да генерира отчети от данните. Отчетът е просто отговорът на въпрос, наречен заявка в базата от данни. Например, може да потърсите в базата данни, за да разберете брутния доход на компанията през определен период от време. Базата данни ще ви върне доклада с исканата от вас информация.
Общи продукти за бази данни
Microsoft Access е една от най-популярните платформи за бази данни на пазара днес. Той се доставя с Microsoft Office и е съвместим с всички продукти на Office. Той разполага с магьосници и лесен за използване интерфейс, който ви води през разработването на вашата база данни. Има и други бази данни за настолни компютри , включително FileMaker Pro, LibreOffice Base (която е безплатна) и Brilliant Database.
Ако обмисляте база данни за среден и голям бизнес, може да помислите за сървърна база данни, базирана на SQL (Structured Query Language) . SQL е най-разпространеният език на базата данни и се използва от повечето бази данни днес.
Сървърните бази данни като MySQL, Microsoft SQL Server и Oracle са изключително мощни - но и скъпи и могат да дойдат със стръмна крива на обучение.