Представете си, задайте контекста и го запазете кратко
Незабавното общуване може да бъде стандартен метод за комуникация за вас, но някои хора все още го намират за сплашване. Ако сте свикнали да изпращате текстови съобщения или приятели и колеги от "мигновени съобщения", може да не осъзнаете как текст може да изглежда като излязъл от лявото поле на нов контакт. Този вид изненада е особено опасен в бизнес контекст. Когато използвате текстове в бизнеса, трябва да имате предвид етикета на съобщенията и да следвате няколко прости правила за поведение.
Поискайте разрешение за изпращане на текстово съобщение
Има ли човекът, към когото искате текст, съгласен да бъде свързан по този начин? Не предполагайте, че всеки носи мобилен телефон по всяко време, за да получава текстови съобщения или е онлайн за достъп до незабавни съобщения чрез мрежа, Facebook или други програми за незабавни съобщения. Помолете лично или в телефонен разговор как хората предпочитат да се свържат с вас. Може да откриете, че имат ограничен план за писане на текстови съобщения или че използването на мултимедия е обезсърчено на техните работни станции.
Въведете себе си при изпращане на първоначално съобщение
Въведете себе си в съобщението си и го направете кратко. Докато вашето име, псевдоним или телефонен номер може да се появи, в зависимост от начина, по който използвате съобщението , вашият получател вижда текста извън контекста. Започнете съобщението с интро и справка, като например:
- - Аз съм Джоан Смит от XYZ Consultants. Имате ли време да обсъдите въпроса, който ме попитахте по телефона миналата седмица?
- - Брад Джоунс е от счетоводството, имам въпрос за искането ви за възстановяване. Имате ли време да му отговорите сега, или трябва да ви се обадя по-късно?
Като направите това, избягвайте да изглежда, че вашето съобщение е случайно и евентуално неправилно зададен въпрос от лице, което получателят може да помни само смътно или изобщо не.
Докато много програми за незабавни съобщения имат архив, който позволява на хората да разберат кой сте и за какво говорите в миналото, обикновено е добре да се представите още по-кратко в следващите разговори, особено ако сте променили псевдоним или телефонен номер.
Съхранявайте първото съобщение на стринга
Започнете с въвеждането и контекста само докато лицето отговори. В противен случай можете да композирате и изпратите подробно съобщение, което никога не се вижда. Това е добра практика за всички низове на съобщенията.
Следвайте внимателно, ако не получите отговор
Изпращане на текстово съобщение или IM и получаване на отговор не може да означава няколко неща. Лицето може да ви игнорира, но човек по-вероятно не следи телефона или компютъра, за да види съобщението ви. След подходящо време проследявайте с допълнително съобщение, но също така се опитвайте да се свържете с него по имейл или по телефона. Когато е уместно, можете също да спрете до бюрото на лицето.
Тези протоколи се връщат към начина, по който хората предпочитат да се свържат. Докато съобщенията може да са единственият начин, по който искате да общувате, това не е първият избор на всички. Ако искате да имате продуктивни работни отношения, разберете и уважавайте, че хората имат различни предпочитания.