Типичният потребител работи комфортно в Microsoft Excel . Защо да не предоставяте на потребителите си инструмент, който вече познават, и да добавите към него връзка в средата на вашия SQL Server . Предимството на този подход е, че електронната таблица в Excel е винаги актуална с текущите данни от базовата база данни. Типично е за потребителите да въвеждат данни в Excel, но обикновено това е моментна снимка на данните в даден момент. Тази статия ще ви покаже колко е лесно да конфигурирате електронна таблица в Excel с връзка към SQL, която можете да предоставите на вашите потребители.
В този пример ще използваме примерната база данни Adventure Works, която Microsoft изпраща с SQL Server 2008.
Трудност: Средна
Необходимо време: 10 минути
Ето как
- Ще имате нужда от няколко неща, за да настроите връзката между Excel и SQL Server.
- Име на SQL Server - В нашия пример SQL Server е MTP \ SQLEXPRESS.
- Име на базата данни - Нашият пример използва базата данни AdventureWorks.
- Таблица или изглед - Отиваме след мнението на Sales.vIndividualCustomer.
- Отворете Excel и създайте нова работна книга.
- Кликнете върху раздела Данни. Намерете опцията "Получаване на външни данни" и кликнете върху "От други източници" и изберете "От SQL Server". Това отваря "Помощник за свързване на данни".
- Попълнете името на сървъра . В този пример името на сървъра е "MTP \ SQLEXPRESS". Задайте идентификационните данни за вход "Използване на удостоверяване на Windows". Другата опция ще бъде използвана, ако администраторът на базата данни ви предостави потребителско име и парола за вашия потребител. Кликнете върху Напред. Това ще доведе до "Помощ за свързване на данни".
- Изберете базата данни ("AdventureWorks" в нашия пример) от падащото поле "Изберете базата данни, която съдържа данните, които искате". Уверете се, че е маркирана "Свързване с конкретна таблица". Намерете изгледа ("Sales.vIndividualCustomer" в нашия пример) от списъка и го изберете. Кликнете върху Край, което извежда диалоговия прозорец "Данни за импортиране".
- Поставете отметка в квадратчето за отметка на таблицата и изберете къде искате да поставите данните (съществуващ работен лист или нов работен лист). Кликнете върху "ОК", който създава списък в Excel и импортира цялата таблица във вашата електронна таблица.
- Запишете електронната си таблица и я изпратете на потребителя. Хубавото за тази техника е, че вашият потребител има достъп до текущите данни, когато имат нужда от тях. Докато данните се запазват в електронната таблица, има връзка с SQL база данни. Всеки път, когато искате да опресните електронната таблица, кликнете с десния бутон някъде в таблицата и кликнете върху "Таблица" и след това върху "Обнови". Това е.
Съвети
- Важно е да се уверите, че потребителят е правилно настроен в SQL Server. Това е нещо, което причинява проблеми в повечето случаи, използвайки тази техника.
- Проверете броя на записите, които са в таблицата или изгледа, към който се свързвате. Ако таблицата има милион записи, може да искате да филтрирате това. Последното нещо, което искате да направите, е да закачите SQL Server.
- В диалоговия прозорец "Свойства на връзката" има опция "Обновяване на данни при отваряне на файла". Обърнете внимание на тази опция. Когато тази опция е отметнато, потребителят винаги ще разполага с нов набор от данни при отваряне на електронната таблица на Excel.
- Помислете за използването на ориентировъчни таблици за обобщаване на данните.
От какво имаш нужда
- Microsoft Excel 2007
- SQL Server данни, включително сървър, база данни и таблицата или изглед