Поддържайте документите си, имейлите, календара и информацията за връзка актуализирани навсякъде, където сте
Истинската мобилност в цифровата ера означава да имате достъп до критичната информация, от която се нуждаете, независимо от това къде се намирате или от това, което използвате - независимо дали това е вашият офис настолен компютър или вашият личен лаптоп или смартфон или PDA . Освен че имате мобилен достъп до интернет , ако работите на повече от едно устройство, трябва да имате някакво синхронизиращо решение или стратегия, за да сте сигурни, че винаги разполагате с най-новите налични файлове.
Ето някои начини да запазите имейлите, документите, адресната книга и файловете си навсякъде, където и да отидете.
Уеб приложения и настолен софтуер за синхронизиране на файлове
С помощта на софтуера за синхронизиране на файлове можете да работите с документ на един компютър и след това да се свържете с друго устройство (например лаптоп или смартфон) и да продължите да работите върху документа, в който сте престанали. Точно така - не се пишете по електронната поща или не трябва да копирате ръчно файлове по мрежата. Има два типа софтуер за синхронизиране на файлове:
Услуги за синхронизиране на облак: уеб приложения като Dropbox, iCloud на Apple и папката (ите) на Microsoft Live Mesh за синхронизиране между вашите устройства, като същевременно запазвате копие на споделената папка онлайн. Промените в файловете в тази папка от едно устройство се актуализират автоматично за останалите. Можете също да активирате споделянето на файлове , да използвате мобилен телефон за достъп до файловете и - за някои приложения - да отворите файловете в уеб сайта.
Настолни приложения: Ако не сте убедени, че файловете ви се съхраняват онлайн, можете да инсталирате и софтуер, който ще синхронизира файловете локално или през частна мрежа. Софтуерните приложения за споделяне на файлове и безплатни файлове включват GoodSync, SyncToy на Microsoft и SyncBack. Освен че предлагат по-големи възможности за синхронизиране на файловете (запазване на няколко версии на заменени файлове, задаване на график за синхронизиране, компресиране или криптиране на файлове и т.н.), тези програми обикновено ви позволяват да синхронизирате с външни устройства, FTP сайтове и сървъри.
Погледнете по-отблизо тези и други синхронизиращи приложения в този списък на най- добрите приложения за синхронизиране на файлове
Използване на преносими устройства за синхронизиране на файлове
Друга възможност да запазите най-новите си файлове с вас по всяко време е да използвате външно устройство, като например преносим твърд диск или USB флаш устройство (някои хора дори използват своите iPod устройства). Можете да работите с файлове директно от портативното устройство или да използвате софтуер за синхронизиране между компютъра и външното устройство.
Понякога копирането на файлове от и към външно устройство може да е ваша единствена опция, ако искате да синхронизирате домашния компютър с офис компютър, а IT отделът на фирмата ви не позволява инсталирането на неодобрен софтуер (те също така не позволяват на външните устройства да да се включат, затова е най-добре да проверите с тях вашите опции).
Поддържане на имейли, събития в календара и контакти в синхрон
Настройка на профила в имейл програми: Ако вашият уеб или имейл хост ви позволява да избирате между POP и IMAP протоколи за достъп до вашия имейл, IMAP е най-лесният за достъп до множество компютри: съхранява копие на всички имейли на сървъра, докато не ги изтриете , за да имате достъп до същите имейли от различни устройства. Ако обаче използвате POP - който изтегля имейлите директно на вашия компютър - повечето имейл програми имат настройка (обикновено в опциите на акаунта), където можете да оставите копие на съобщения на сървъра, докато не ги изтриете - така че можете да получите същите предимства като IMAP, но трябва да намерите и изберете тази настройка в програмата си за електронна поща.
Уеб базираните имейли, контакти и календари вероятно са най-лесният начин да запазите данните си на няколко устройства - тъй като информацията се съхранява дистанционно на сървъра, просто имате нужда от браузър, за да работите с една последователна пощенска кутия, и списъка с контакти. Недостатъкът е, че ако нямате връзка с интернет, нямате достъп до имейла си за някои от тези услуги. Популярните системи включват Gmail, Yahoo !, а дори и Microsoft Exchange версията на webmail, Outlook Web Access / Outlook Web App.
Синхронизиране с настолни програми: Google и Yahoo! предлага синхронизиране с календара на Outlook (чрез Google Calendar Sync и Yahoo! Autosync, който също работи с Palm Desktop). Yahoo! One-ups Google със синхронизирането на контактите и бележника с информация в допълнение към синхронизирането на календара. За потребители на Mac, Google предлага услуга за синхронизиране на Google за приложения iCal, адресна книга и поща.
Специални решения
Синхронизиране на файлове в Outlook: Ако е необходимо да синхронизирате цял .pst файл между два или повече компютъра, ще ви е необходимо решение от трета страна, като например тези, намерени в директорията на Slipstick Systems на инструментите за синхронизиране на Outlook.
Мобилни устройства: Много смартфони и PDA имат собствен софтуер за синхронизиране. Потребителите на Windows Mobile устройства например имат Windows Mobile Device Center (или ActiveSync в XP), за да поддържат синхронизирането на файлове, имейли, контакти и календари чрез Bluetooth или USB връзка с компютъра си. BlackBerry идва със собственото си приложение за синхронизиране. Горепосочената услуга MobileMe синхронизира iPhone с Mac и персонални компютри. Съществуват и приложения на трети страни за връзка с Exchange и други нужди за синхронизиране за всички мобилни платформи.