Как да проследявате промените в Word

Когато трябва да изпратите документ, който сте написали в Microsoft Word, за да ги прегледате, е лесно да настроите функцията на проследяването на проследяването в Word, за да отбележите къде сте направили промени. След това можете да прегледате тези промени и да решите дали искате да ги приемете или отхвърлите. Нещо повече, можете също така да блокирате достъпа до проследяване на промените, за да сте сигурни, че другите не могат да изтрият или променят промените или коментарите на други хора.

01 от 04

Включете промените в проследяването

Ето как да включите Проследяване на промените в Word 2007 и по-нови версии:

1. Кликнете върху опцията за преглед на менюто.
2. Кликнете върху Проследяване на промените в лентата.
3. Кликнете върху Проследяване на промените в падащото меню.

Ако имате Word 2003, ето как да активирате Track Changes:

1. Кликнете върху опцията от менюто " Изглед ".
2. Кликнете върху Ленти с инструменти .
3. Кликнете върху " Преглед" в падащото меню, за да отворите лентата с инструменти "Преразглеждане".
4. Ако иконата Проследяване на промените не е маркирана, кликнете върху иконата (втора отдясно в лентата с инструменти за преглед). Иконата е маркирана с оранжев фон, за да ви уведоми, че функцията е включена.

Сега, когато започнете да проследявате, ще виждате промяната на линиите в лявото поле на всичките си страници, докато правите промени.

02 от 04

Приемане и отхвърляне на промените

В Word 2007 и по-нови версии, по подразбиране, виждате изгледа на Simple Markup, когато проследявате промените. Това означава, че ще видите променящи се редове в лявото поле до променения текст, но няма да видите никакви промени в текста.

Когато решите да приемете или отхвърлите промяна в документа, който сте направили вие или някой друг, ето как да маркирате промените, които са приети или отхвърлени в Word 2007 и по-нови:

1. Кликнете върху изречението или блока на текста, който съдържа промяната.
2. Кликнете върху опцията за преглед на менюто, ако е необходимо.
3. Кликнете върху Приемане или Отхвърляне в лентата с инструменти.

Ако кликнете върху Приемане, редът за промяна изчезва и текстът остава. Ако кликнете върху "Отхвърляне", редът за промяна изчезва и текстът се изтрива. И в двата случая Проследяване на промените се премества в следващата промяна в документа и можете да решите дали искате да приемете или отхвърлите следващата промяна.

Ако използвате Word 2003, ето какво трябва да направите:

1. Изберете редактирания текст.
2. Отворете лентата с инструменти Преразглеждане, както направихте по-рано в тази статия.
3. В лентата с инструменти кликнете върху Приемане или отхвърляне на промените .
4. В прозореца Приемане или отхвърляне на промени кликнете върху Приемане, за да приемете промяната, или върху Отказване, за да го отхвърлите.
5. Кликнете върху бутона със стрелка надясно, за да преминете към следващата промяна.
6. Повторете стъпки 1-5, ако е необходимо. Когато приключите, затворете прозореца, като кликнете върху Затваряне .

03 от 04

Включване и изключване на функцията за проследяване на блокирането

Можете да накарате някого да изключи Проследяване на промените, като включите Заключване при проследяване и след това добавяне на парола, ако искате. Паролата е по избор, но може да искате да я добавите, ако други хора, които преглеждат документа, които погрешно (или не) изтрият или редактират промените на други коментатори.

Ето как да заключите проследяването в Word 2007 и по-късно:

1. Ако е необходимо, кликнете върху опцията за преглед .
2. Кликнете върху Проследяване на промените в лентата.
3. Кликнете върху Заключване на проследяването .
4. В прозореца за проследяване на блокиране въведете паролата в полето Въвеждане на парола .
5. Въведете отново паролата в полето Reenter to Confirm .
6. Кликнете върху OK .

Когато функцията за проследяване на блокировките е включена, никой друг не може да изключи Проследяване на промените и не може да приеме или отхвърли промените, но може да направи коментари или промени. Ето какво трябва да направите, когато сте готови да изключите Проследяване на промените в Word 2007 и по-късно:

1. Следвайте първите три стъпки в инструкциите по-горе.
2. В прозореца за проследяване за отключване въведете паролата в полето " Парола ".
3. Кликнете върху OK .

Ако имате Word 2003, ето как да заключите промените, така че никой друг да не може да изтрие или редактира промените на други хора:

1. Кликнете върху опцията в менюто Инструменти .
2. Кликнете върху Защита на документа .
3. В полето Ограничаване на форматирането и редактирането в дясната част на екрана кликнете върху квадратчето Позволи само този вид редактиране в документа .
4. Кликнете върху Без промени (Само за четене) .
5. Кликнете върху Проследявани промени в падащото меню.

Когато искате да изключите промените на заключването, повторете първите три стъпки по-горе, за да премахнете всички ограничения за редактиране.

След като отключите Проследяване на промените, имайте предвид, че проследяването на промените все още е включено, за да можете да продължите да правите промени в документа. Също така ще можете да приемате или отхвърляте промени от други потребители, които са редактирали и / или са написали коментари в документа.

04 от 04

Изключване на проследяването на промените

В Word 2007 и по-късно можете да изключите Проследяване на промените по един от двата начина. Първата е да изпълните същите стъпки, както и когато сте включили проследяването на промените. И ето втория вариант:

1. Кликнете върху опцията за преглед на менюто, ако е необходимо.
2. Кликнете върху Приемане в лентата.
3. Кликнете върху Приемане на всички промени и спиране на проследяването .

Втората опция ще доведе до изчезването на всички маркировки в документа ви. Когато правите промени и / или добавяте повече текст, в документа няма да видите маркировка.

Ако имате Word 2003, следвайте същите инструкции, които сте използвали, когато включите Track Changes. Единствената разлика, която ще видите, е, че иконата вече не е маркирана, което означава, че функцията е изключена.