Инструкции за Excel 2003 - 2016
Имайки чисти колони и редове, способности за сортиране и въвеждане на данни, Excel може да бъде идеалното приложение за въвеждане и съхранение на информация като списъци с контакти. След като създадете подробен списък, можете да го използвате с други приложения на Microsoft Office за множество задачи. С функцията за обединяване на поща в MS Word можете да отпечатате пощенски етикети от Excel само за няколко минути. Научете как да отпечатвате етикети от Excel в зависимост от това коя версия на Office използвате.
Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 или Excel 2007
Подгответе работния лист
За да направите пощенски етикети от Excel, вашата електронна таблица трябва да бъде настроена правилно. Въведете заглавие в първата клетка на всяка колона, описвайки данните в тази колона ясно и изчерпателно. Направете колона за всеки елемент, който искате да включите на етикетите. Например, ако искате да създавате пощенски етикети от Excel, може да имате следните заглавия на колони:
- Заглавие (Mr./Ms./Dr.)
- Първо име
- Фамилия
- Адрес на улица
- град
- състояние
- Пощенски код
Въведете данните
Въведете имената и адресите или други данни, които искате, когато отпечатвате етикети от Excel. Уверете се, че всеки елемент е в правилната графа. Избягвайте да оставите празни колони или редове в списъка. Запазете работния лист, когато сте готови.
Потвърдете файловия формат
Първият път, когато се свържете с работен лист в Excel от Word, трябва да активирате настройка, която ви позволява да конвертирате файлове между двете програми.
- В Word кликнете върху раздела Файл и изберете Опции в долната част на левия прозорец.
- Кликнете върху Разширени в левия прозорец на прозореца Опции на Word и след това превъртете надолу до секцията Общи .
- Уверете се, че е избрана опцията " Confirm File Conversion on Conversion on Open" и натиснете OK .
Настройване на етикети в Word
- Отворете празен документ на Word.
- Отворете раздела " Поща" , изберете " Стартиране на обединяването на пощата" и кликнете върху " Етикети" .
- Изберете марката в полето " Производители на етикети " и след това изберете номера на продукта, който е посочен на етикета. Можете също така да изберете Нов етикет, ако искате да въведете размери на персонализиран етикет.
- Кликнете върху OK, когато сте готови да продължите.
Свържете работния лист с етикетите
Преди да извършите сливането, за да отпечатате адресни етикети от Excel, трябва да свържете документа на Word към работния лист, съдържащ вашия списък.
- В раздела Съобщения кликнете върху Избиране на получатели в групата за обединяване на пощите и изберете Използване на съществуващ списък .
- Придвижете се до работния лист в Excel, който съдържа списъка ви, в прозореца Изберете източник на данни, който се отваря, и щракнете върху Отваряне .
- Кликнете върху OK, за да потвърдите, че искате да използвате списъка, и отново върху OK , за да изберете таблицата, съдържаща вашия списък. Страницата вече ще бъде попълнена с етикети, които казват « Следващ запис» .
Добавяне на полета за обединяване на поща
Това е мястото, където тези рубрики, които сте добавили към работния лист на Excel, ще бъдат полезни.
- Кликнете върху първия етикет на страницата и след това изберете Блокиране на адреса в секцията "Запиши и поставяне на полета" в раздела "Поща".
- Кликнете върху бутона Съответстващи полета в диалоговия прозорец "Вмъкване на адрес", който се показва.
- Уверете се, че заглавията ви съответстват на задължителните полета. Ако някой от тях е неправилен, използвайте стрелката за падащо меню до него, за да съответства на правилното поле.
- Кликнете върху OK . Кликнете върху OK отново, за да затворите диалоговия прозорец, след което върху Актуализиране на етикетите в секцията "Запиши и вмъкни полета" в раздела "Поща".
Извършете обединяването
След като сте създали електронната таблица в Excel и Word документът е настроен, можете да обедините информацията и да отпечатате етикетите си.
- Кликнете върху Finish & Merge в групата Finish в раздела Mailings.
- Кликнете върху Редактиране на отделни документи, за да прегледате как ще се показват отпечатаните ви етикети. Изберете Всички и щракнете върху OK .
Отваря се нов документ с пощенските етикети от работния лист на Excel. Можете да редактирате, отпечатвате и запазвате етикетите точно както бихте направили всеки друг документ на Word.
Excel 2003
Ако използвате Microsoft Office 2003, стъпките за създаване на адресни етикети от Excel са малко по-различни.
Подгответе работния лист
За да направите пощенски етикети от Excel, вашата електронна таблица трябва да бъде настроена правилно. Въведете заглавие в първата клетка на всяка колона, описвайки данните в тази колона ясно и изчерпателно. Направете колона за всеки елемент, който искате да включите на етикетите. Например, ако искате да създавате пощенски етикети от Excel, може да имате следните заглавия на колони:
- Заглавие (Mr./Ms./Dr.)
- Първо име
- Фамилия
- Адрес на улица
- град
- състояние
- Пощенски код
Въведете данните
- Въведете имената и адресите или други данни, които искате, когато отпечатвате етикети от Excel.
- Уверете се, че всеки елемент е в правилната графа. Избягвайте да оставите празни колони или редове в списъка.
- Запазете работния лист, когато сте готови.
Започнете сливането
- Отворете нов документ на Word.
- Отворете менюто " Инструменти ", посочете " Писма и кореспонденции" и изберете " Грешка по пощата", за да отворите панела за задачи "Получаване на поща".
- Изберете Етикети и щракнете върху Напред: Стартов документ .
- Кликнете върху Опции за етикети, за да отворите диалоговия прозорец Опции за етикети.
Изберете етикетите си
- Изберете марката в полето "Производители на етикети" и след това изберете номера на продукта, който е посочен на етикета. Можете също така да изберете Нов етикет, ако искате да въведете размери на персонализиран етикет.
- Кликнете върху OK, когато сте готови да продължите.
Изберете Вашия източник
- Кликнете върху Използване на съществуващ списък под Избиране на получатели и след това върху Преглед .
- Придвижете се до работния лист в Excel, който съдържа списъка ви, в прозореца Изберете източник на данни, който се отваря, и щракнете върху Отваряне . Появява се прозорецът "Получатели за събиране на поща".
- Уверете се, че данните ви са правилни и щракнете върху OK .
Подредете етикетите
- Кликнете върху Напред: Подреждане на етикетите .
- Изберете Блокиране на адресите .
- Кликнете върху бутона Съответстващи полета в диалоговия прозорец "Вмъкване на адрес", който се показва.
- Уверете се, че заглавията ви съответстват на задължителните полета. Ако някой от тях е неправилен, използвайте стрелката за падащо меню до него, за да съответства на правилното поле. Кликнете върху OK .
- Кликнете върху Актуализиране на всички етикети под етикети с репликиране в диалоговия прозорец за обединяване на поща.
Преглед и завършване
- Използвайте стрелките под "Визуализация на етикетите", за да се уверите, че се показват правилно.
- Кликнете върху Напред: Завършете обединяването .
- Ако искате да направите промени, кликнете върху Редактиране на отделни етикети.
- Когато сте доволни от обединяването, щракнете върху Печат, за да отпечатате етикетите на адресите от Excel.