Нетикет, който трябва да знаете
Въпреки че всеки използва имейл поне за някои бизнес съобщения всеки месец, някои от нас ще използват електронната поща като ежедневен инструмент за нашата професионална работа. Ще използваме имейли, за да общуваме с клиенти, съотборници, началници и евентуални нови наематели или евентуални нови работодатели. И да, тези хора ще ни преценят с нашата способност да изработваме ясно и професионално писмено послание.
Етикетът по имейл, или "нетикета", е бил за 27-те години на World Wide Web. Нетикетът е набор от широко възприети насоки за това как да покажете уважение и компетентност във вашия имейл. За съжаление, има хора, които никога не са отделили време да научат нетикет за имейли за бизнес настройки. Още по-лошо: има хора, които объркват нетикета на електронната поща с разхлабения и неформален стил на текстовите съобщения.
Не позволявайте на лошо изработения имейл да убие доверието ви с клиент или надмощен или потенциален работодател. Ето правилата за нетикет на имейлите, които ще ви обслужват добре и ще ви спестят смущение на работното място.
01 от 10
Поставете имейл адреса като последното, което правите, преди да изпратите.
Това изглежда контра-интуитивно, но това е отлична форма. Изчакайте до края на писането и корекцията, преди да добавите имейл адреса (адресите) към заглавката на имейла. Тази техника ще ви спести неудобството от случайно изпращане на съобщението прекалено скоро, преди да приключите със съдържанието и коригирането.
Това е особено важно за по-дълъг имейл с чувствително съдържание, като подаване на заявка за работа, отговаряне на въпрос на клиент или съобщаване на лоши новини на вашия екип. В тези случаи отлагането на имейл адреса добавя сигурност, когато трябва да отстъпиш известно време от имейла си, за да събереш мислите си и да репетираш думите си в съзнанието си.
Ако отговаряте на имейл и смятате, че съдържанието ви е чувствително, просто изтрийте временно имейл адреса на получателя, докато не сте готови за изпращане, след което го добавете обратно. Алтернативно можете да изрежете и поставите имейл адреса на получателя в файл в Notepad или в OneNote, да напишете имейла и след това да изрежете и поставите имейл адреса обратно.
Повярвайте ни по този въпрос: празният прозорец на имейл адреса, докато авторът ще ви спести съществена скръб един ден!
02 от 10
Проверете тройно, че изпращате имейл до правилния човек.
Това е особено важно, ако работите в голяма компания или правителствен отдел. Когато изпращате поверителна електронна поща на "Майк" или "Хедър" или "Мохамед", вашият софтуер за електронна поща ще иска да въведе с пълна информация пълния адрес за вас. Популярни имена като тези ще имат много резултати в адресната ви книга на фирмата ви, а по-късно можете да изпратите по-късно някой вицепрезидент или поверителен отговор на хората в счетоводството.
Благодарение на правилото за нетикет # 1 по-горе, оставихте адреса до края, така че с трикратно проверяване на имейл адреса на получателя трябва да върви гладко като последната ви стъпка преди изпращането!
03 от 10
Избягвайте "Отговор на всички", особено в голяма компания.
Когато получите излъчване, изпратено до десетки хора, е разумно да отговаряте само на изпращача. Това е особено вярно, ако е компания, излъчена с големи списъци за разпространение.
Например: генералният мениджър изпраща имената на цялата компания за паркиране в южния парцел и тя моли хората да зачитат номерираните и разпределени щандове, за които служителите плащат. Ако кликнете върху "Отговор до всички" и започнете да се оплаквате, че другите служители навлязат в личното ви превозно средство и да надраскате боята, бихте могли да навредите на кариерата си, като станете компания.
Никой не иска да получава съобщения, които не се отнасят до тях . Още повече, никой не оценява жалбата си пред групата или изслушването за личните ви оплаквания, излъчени в излъчван формат.
Избягвайте този измамник и използвайте индивидуалния отговор на изпращача като действие по подразбиране. Определено виж Правило 9 по-долу.
04 от 10
Използвайте професионални поздрави вместо разговорни изрази.
Най-добрият начин да стартирате професионален имейл е версията на следното:
1. Добър ден, г-жо Чандра.
2. Здравейте, екип по проекта и доброволци.
3. Здравей, Дженифър.
4. Добро утро, Патрик.
НЕ, при никакви обстоятелства, не използвайте следното, за да започнете професионален имейл:
1. Хей,
2. Sup, екип!
3. Здравей, Джен.
4. Mornin, Pat.
Разговорните изрази като "хей", "йо", "суп" може да изглеждат приятелски и топло за вас, но те всъщност подкопават вашето доверие в бизнес среда. Докато със сигурност можете да използвате тези колоквиализми в разговор, след като имате доверено отношение към другия човек, е лоша идея да използвате тези думи в бизнес имейл.
Освен това е лоша форма да се използват бързи клавиши за писане, като "сутрин". Това е много лоша форма за съкращаване на името на някого (Дженифър -> Джен), освен ако това лице не ви е казало изрично да го направите.
Както при всички интелигентни бизнес комуникации, е умен да се заблуждавате от страна на твърде формално и да демонстрирате, че вярвате в етикета и уважението.
05 от 10
Проверявайте всяко послание, сякаш професионалната ви репутация зависи от него.
И наистина, вашата репутация е лесно разрушена от лоша граматика, лош правопис и лошо избрани думи.
Представете си, че вашият професионализъм ще отнеме хит, ако случайно изпратите " Трябва да проверите метода си , Ala ", когато наистина искате да кажете " трябва да проверите математиката си, Алма" . Или ако кажете " Мога да направя интервю за утре ", когато имахте предвид " мога да направя интервю утре ".
Проверявайте всеки имейл, който изпращате; направете го така, сякаш вашата професионална репутация зависи от нея.
06 от 10
Кратка и ясна тема ще постигне чудеса (и ще ви помогне да прочетете).
Въпросният ред е едновременно заглавие за комуникация и начин за обобщаване и маркиране на имейла ви, за да може лесно да се намери по-късно. То трябва ясно да обобщи съдържанието и всяко желано действие.
Например темата "кафе" не е много ясна.
Вместо това, опитайте "Предпочитания за кафе на персонала: Вашият отговор е необходим"
Като втори пример, въпросният ред " Вашето искане " е твърде неясен.
Вместо това опитайте по-ясна тема като: " Вашето искане за паркиране: са необходими повече подробности" .
07 от 10
Използвайте само двата класически шрифта: Arial и Times Roman, с черно мастило.
Тя може да бъде изкушаващо да добавите стилистични лица и цветове на шрифта към имейла си, за да го направите блестящ, но вие сте по-добре да използвате черни 12-pt или 10-pt Arial или Times New Roman. Подобни варианти като Tahoma или Calibri също са добри. И ако привличате вниманието към конкретна фраза или куршум, тогава червеното мастило или удебеният шрифт може да бъде много полезно за умереност.
Проблемът е, когато вашите имейли започват да стават несвързани и неразбираеми или започват да изразяват маниакално или разстройващо отношение от ваша страна. В света на бизнеса хората искат комуникациите да бъдат надеждни и ясни и кратки, а не декоративни и разсейващи.
08 от 10
Избягвайте сарказъм и отрицателни / раздразнителни тонове на всяка цена.
Имейлът винаги не успява да предаде вокална наклонност и език на тялото. Това, което мислите, че е директно и ясно, може да се окаже внезапно сурово и смислено, след като бъде включено в имейла ви. Ако не използвате думите "моля" и "благодаря", това ще доведе до отрицателни изкривявания. И това, което смятате за хумористично и светло може всъщност да предава като снизходително и грубо.
Предоставянето на уважаващ тон и любезно поведение в електронната поща изисква практики и много опит. Той помага, когато четете имейла на глас за себе си или дори за някой друг, преди да го изпратите. Ако нещо за имейла изглежда средно или сурово, пренапише го.
Ако все още сте затрупани с как да предадете тона на нещо в имейл, тогава сериозно обмислете вдигането на телефона и предаването на съобщението като разговор.
Запомнете: имейлът е завинаги и след като изпратите това съобщение, никога не можете да го издърпате назад.
09 от 10
Да приемем, че светът ще чете имейла ви, така че планирайте съответно.
Всъщност, имейлът е завинаги. Тя може да бъде изпратена на стотици хора за секунди. Той може да бъде призован от правоприлагащите органи и данъчните одитори, ако някога има разследване. Той дори може да го направи в новините или социалните медии.
Това е широка и плашеща отговорност, но това е едно, което ние всички рамо: това, което пишете в имейл може лесно да стане обществено знание. Изберете внимателно думите си и ако смятате, че има някакъв шанс, че това може да ви захапе, тогава сериозно не обмислете да изпратите съобщението изобщо.
10 от 10
Винаги завършва с кратък класен "благодаря" и блок за подпис.
Силата на приликите като "благодаря" и "моля" е неизмерима. Също така, допълнителните няколко секунди, за да включите своя професионален блок за подпис, говорят за обема на вниманието ви към детайлите и за това, че сте собственост на вашите комуникации, като подпечатате вашето име и информация за контакт.
Здравей, Шайлеш.
Благодарим Ви, че се запознахте с нашите услуги за бродиране в TGI Sportswear. Ще се радвам да говоря с вас по телефона, за да ви разкажа повече за опциите за спортни якета за вашия отбор. Бихме могли да Ви поканим да посетите нашия шоурум по-късно тази седмица и мога да ви покажа личните си мостри.
Какъв номер мога да ви се обадя? Имам възможност да говоря след 13:00 днес.
Благодаря ти,Пол Джайлс
Директор на клиентските услуги
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Вашата марка е нашият фокус"