Най-добри практики за учтиво изпращане на съобщения на работното място
В допълнение към имейлите и телефонните разговори, съобщенията са придобили популярност като начин за управление на комуникациите на работното място и за рационализиране на проектите по време на работа.
Въпреки това, както при всички комуникационни носители, има няколко правила, които всеки следва да следва, за да бъде разглеждан като любезен колега. Чрез разработването на добри навици за обмен на съобщения, можете да използвате съобщения по производителен начин, за да си взаимодействате с колегите си по професионален и ефикасен начин.
Използване на Messaging for Business
- Потърсете разрешение за влизане. Точно както бихте по телефона, винаги попитайте дали е подходящо време да се свържете с потребителя на получателя. Опитайте, "Майкъл, имаш ли миг? Бих искал да задам въпрос за финансовия отчет от миналия месец. " Не само заявявате наличност, но също така отхвърляте въпроса. Ако те са заети, попитайте получателя на съобщението, когато е подходящо да продължите.
- Настройки за разсъдливост. Разгледайте настройките за наличност на получателя, преди да изпратите съобщение до контакт. Дори ако можете да видите, че колегата ви очевидно не е "на среща", сега може да не е най-доброто време. В замяна винаги настройте настройките си така, че вашите колеги да могат лесно да видят дали сте на разположение.
- Дръжте го накратко. Шефът казва, че имате вниманието му ... сега какво? Каквото и да правите, практикувайте краткост. Съобщенията на работното място са най-добри, когато комуникацията е специфична и кратка - затова стигни до нея! Задайте вашите въпроси и се ориентирайте към бизнеса.
- Използвайте правилния английски език. Когато изпращате съобщения относно работата, задръжте английските жаргонни акроними и акроними за съобщения и вместо това използвайте подходящ английски език. Не само, че е по-професионален, той помага да се избегне отвличането на вниманието от нуждата от обяснение на жаргон или съкращения с някой, който много не е толкова умен като себе си. Не забравяйте и пунктуацията и правилния правопис.
- Избягвайте дълго разговори. Ако сесията ви за незабавни съобщения започне да се плъзга в извънреден труд, предлагайте среща директно, за да можете да поддържате ефективна работна среда.
Най-добри практики за съобщения на работното място
- Следвайте правилата на Office. Повечето отдели в областта на информационните технологии са леки, че позволяват на сътрудниците свободно да управляват софтуер, за да изтеглят софтуера на компютрите си. Разберете какви настолни и мобилни приложения и платформи одобрява вашата фирма и ги използвайте изключително, когато работите.
- Получете име на екран за работа. Докато вашите приятели може да мислят, че съобщението ви е сладко или забавно, вашите работни контакти може да се обидят или да формират по-малко от звездно изображение на вас, след като видите екранното име. Помислете за получаване на потребителско име само за работа. Винаги можете да използвате потребителското си име за вход с приятели и семейство, ако предпочитате да поддържате само един профил.
- Бизнес съобщения. Не забравяйте, че комуникациите ви с колегите, шефовете, клиентите и продавачите винаги трябва да са професионални, дори когато изпращате съобщения. Спуснете политическите GIF, ярък оранжев текст и забавните изображения и се придържайте към традиционните шрифтове като Arial или Times New Roman. Винаги можете да използвате емотикони, за да оживите комуникацията си, ако това е нещо, което другите ваши колеги правят, и то се вписва във вашата фирмена култура, но не използвайте нищо, което не е подходящо за работа. Помислете дали да подготвите профила си за съобщения с изображение, лого на фирмата, лого на фирмата и информация за връзка, свързана с работата. Сега сте готови за бизнес.
Актуализирано от Кристина Мишел Бейли, 6/28/16