Следете личните задачи и професионалните проекти с този прост инструмент
Trello е инструмент за управление на проекти в стил "Канбан", който е визуален начин да видите всички задачи, които вие или вашият екип трябва да постигнете, което улеснява виждането на това, което всеки от екипа прави в даден момент. Тя също е безплатна, което означава, че тя е достъпна за малки и големи групи, както и за хора, управляващи бизнеса, или които искат да следят лични задачи. Сред инструментите за управление на проекти, Trello е един от най-лесните за използване и изпълнение, но неговият интерфейс може да бъде малко обезсърчаващ. За щастие имаме няколко съвета, за да помогнем на вас и вашият отбор да извлечете максимума от Trello, независимо от това, което използвате за проследяване.
Какво представлява Канбан?
Канбанският стил на управление на проекти е вдъхновен от японския производствен процес, който Toyota реализира в края на 40-те години на миналия век. Целта му беше да се повиши ефективността на фабриките чрез проследяване на инвентара в реално време, като се използват карти, които минават между работниците на пода. Когато изтече определен материал, работниците биха отбелязали това на картата, която щеше да се обърне към доставчика, който след това ще изпрати искания материал до склада. Тези карти често се наричат Канбан, което означава знак или билборд на японски език.
Как се превежда това до управлението на проекта? Софтуерът като Trello приема тази концепция за преминаване на карти и ги поставя във визуален интерфейс, където задачите се оформят на борда и съответстват на работния капацитет на екипа. На най-основното, дъската ще има три секции, както е показано на изображението по-горе: да се направи, да се прави (или в процеса) и да се направи. Екипите обаче могат да използват този инструмент по начин, който работи за тях. Някои отбори могат да предпочетат истински съвет, докато други искат удобството на виртуално решение, като Trello.
Как да използвате Trello
Trello използва дъски , които съдържат списъци, които се състоят от карти. Таблата могат да представят проекти (редизайн на сайта, обновяване на банята), списъци могат да бъдат използвани за задачи (графики, плочки), а картите могат да съдържат под-задачи или опции (наемане на дизайнер, размер на плочки и цветове).
След като решите как да организирате списъците си, можете да започнете да добавяте карти, които на свой ред могат да имат контролни списъци и етикети. Контролните списъци са начин да се разбият задачите в под-задачи. Ако например използвате Trello за планиране на ваканция, може да имате карта за ресторант, който искате да опитате, с контролен списък, който включва извършване на резервация, проучване на най-добрите ястия, които да получите, и проверка дали това е подходящо за деца , Етикетите могат да се използват, за да представят състоянието на картата (одобрена, предоставена и т.н.) или категория (наука, технологии, изкуство и т.н.) или който и да е таг, който искате. След това можете да проведете търсене, което ще доведе до всички карти, свързани с науката или всички одобрени карти, например. Не е задължително да добавяте заглавие към етикет; можете да ги използвате и за цветно кодиране (до 10 цвята са налице, има опция за цветен сляп).
Когато започнете да работите и изпълнявате задачи, можете лесно да плъзгате и пускате карти от един списък в друг и евентуално да архивирате карти и списъци, след като интерфейсът стане труден.
Можете да присвоявате карти на членовете на екипа, както и да добавяте коментари, прикачени файлове, цветно кодирани етикети и дати. Членовете на екипа могат да @ споменават други в коментарите, за да започнат разговор. Можете да качвате файлове от компютъра си, както и от услуги за съхранение в облак, включително Google Диск, Dropbox, Box и OneDrive.
Също така е включена ефикасна електронна поща. Всеки борд има уникален имейл адрес, който можете да използвате за създаване на карти (задачи). Можете също да изпращате прикачени файлове към този имейл адрес. И най-добре, когато получавате известие по имейл, можете да отговорите директно, а не да стартирате Trello.
Известия, включително споменавания и коментари, са налице от мобилните приложения, от настолен браузър и от електронната поща. Trello има приложения за iPhone, iPad, телефони с Android, таблети и часовници и Kindle Fire таблетки.
Trello предлага повече от 30 допълнителни функции и интеграции, които нарича "power-ups". Примерите за включване включват изглед в календара, повторител на картите за повтарящи се задачи, както и интеграция с Evernote, Google Hangouts, Salesforce и др. Безплатните профили включват едно захранване на борда.
Всички основни функции на Trello са безплатни, въпреки че има платена версия, наречена Trello Gold ($ 5 на месец или $ 45 на година), която добавя някои бонуси, включително три захранвания на борда (а не една). Той също така включва привлекателни фонове и стикери, персонализирани емотикони и по-големи прикачени файлове (250 MB, а не 10 MB). Trello предлага един безплатен месец за членство в злато за всеки човек, с когото можете да се присъедините към Trello, до 12 месеца.
Както казахме, на пръв поглед настройването на Trello е малко смущаващо, защото няма много ограничения за това как да го използвате. От една страна, можете да създавате табла, които просто показват какво сте готови, на какво работите и какво следва. От друга страна, можете да отидете по-дълбоко, като създавате списъци със задачи, разделени на категории или отдели.
Можете да използвате Trello, за да проследявате всичко, от лични задачи, до професионални проекти, до планиране на събития, но тук са няколко примера от реалния свят, които ще ви помогнат да започнете.
Използване на Trello за управление на ремонт на дома
Да предположим, че планирате да обновите една или повече стаи във вашия дом. Ако някога сте преживели ремонт, знаете, че има много движещи се части и много изненади, без значение колко внимателно подготвяте. Организирането на всички решения, които трябва да направите в Трело, може да ви помогне да поддържате проекта в крак. Да предположим, че планирате обновяване на кухнята. В този случай можете да създадете съвет, наречен Renovation Kitchen, и след това да добавите списъци, посветени на всеки елемент, който заменяте.
Таблото за обновяване на кухнята може да включва списъци за:
- Потенциални изпълнители
- Всеки уред, който замествате
- Корпусна мебел
- Плотове и backsplash
- Подови настилки
- водопровод
- Електрически
Картите за всеки списък ще включват размерите, бюджета и функциите, както и всички модели, които обмисляте. Карти за водопровод може да включва подмяна на тръби, нова водопроводна линия, както и предполагаемата цена и свързаните с това проблеми като спиране на водата. Можете лесно да прикачите изображения на материалите и уредите, които обмисляте, и да се свържете с продуктови обяви, за да можете да пазарувате. След като вземете решение, можете да използвате етикети, за да наименувате или цветно да кодирате продукта или материала.
И накрая, за всяка карта можете да създадете контролни списъци. Например, една хладилна карта може да има контролен списък, който включва изхвърляне на стария хладилник и инсталиране на водопровод за ледогенератора.
Ако ремонтирате няколко стаи, просто създайте съвет за всеки един и избройте всичко, което трябва да разгледате; непрекъснато да добавяте списъци и карти и да премествате елементи, когато е необходимо.
Поканете други членове на семейството на вашите съвети и им придайте карти за разпространение на необходимата работа, като изследване на продуктите и ценообразуването, график и друга логистика. Trello има обществена дъска за обновяване на дома, която можете да копирате в собствената си сметка.
Планиране на ваканция с Trello
Пътуване с няколко членове на семейството или приятели бързо може да стане сложно. Използвайте Trello, за да изберете дестинация, да планирате дейности и да планирате транспорт. В този случай можете да имате един борд, който съдържа възможни места за посещение и друг за пътуването, след като сте решили къде да отидете.
Таблото Trip може да включва списъци за:
- Опции за полети
- Наземен транспорт
- Хотели, авиокомпании, кабини под наем и къмпинги
- Туристически атракции
- Ресторанти и заведения за хранене
В рамките на борда за потенциални дестинации ще създадете списък за всяко място, с карти за пътуване, бюджет, плюсове и минуси и други съображения. Списъците в борда за пътуване ще включват карти за авиокомпании, коли под наем, забележителна кухня в района и атракции като музеи, магазини и квартали, които да проучите. Ако решите да отидете на круиз, можете да създадете списъци за неща, които да правите на борда и за планираните спирки, както и необходимия транспорт, за да стигнете до кораба. Използвайте етикети, за да посочите избраните елементи или да маркирате кандидати, след като намалите избора си. Добавете контролни списъци на карти за резервации и планиране на обиколки или круизни събития. Трельо също има държавна ваканционна борса, която можете да използвате като отправна точка.
Проследяване на лични цели и проекти
Независимо дали искате да изчистите излишните неща в дома или в гаража си, да вземете хоби или да упражнявате повече, лесно можете да го проследите в Трело. Създавайте табла за решения за Нова година или за многоетапни проекти, като почистване на таваните или организация за домашен офис.
За съвет за разделителни способности създайте списък за всяка резолюция и след това карти за начина, по който можете да ги внедрите, като например да се присъедините към фитнес зала, да ходите на ежедневни разходки или да купувате уреди за физически упражнения. Използвайте списъците на личен проект за разбиване на големите задачи с карти за под-задачи. Например, една пружинна дъска за почистване може да включва списъци за стаи и други части на дома. В списъците ще има карти за свързаните с тях задачи, като например необходимите почистващи материали, списък с предмети, които искате да продадете, дарете или изхвърлите, както и задачите, които искате да възлагате като например почистване на прозорци или премахване на дървета.
Управление на свободна практика или консултантски бизнес
И накрая, ако управлявате собствен бизнес, Trello може да бъде вашият първокласен помощник. Таблата могат да представляват проекти, със списъци за всеки етап или етап и карти за съответните задачи. Списателите на свободна практика могат да използват Trello, за да управляват исторически терени и публикувани творби.
Да приемем, че имате съвет на проекта за редизайн на уебсайт. Вашите списъци могат да включват важни задачи като наемане на дизайнер и други важни роли, както и важни етапи, като избор на цветова схема, управление на оформления и получаване на одобрения по пътя. Картите ще включват предложени цветови схеми и оформления, както и стъпките, необходими за подготовката за срещи. Списанието на свободна практика може да има дъски за идеи за истории, публикации и маркетинг. Списъците могат да представляват етапи, като например в процес, изпратени и публикувани, или можете да използвате етикети за това.
Trello е прост, но мощен инструмент и си заслужава да прекарате известно време с него. Ако не сте сигурни откъде да започнете, разгледайте потребителската общност на Trello, която включва обществени табла, които можете да копирате в профила си.