Има много добри причини, поради които дигитализирането на хартиени документи може да бъде огромна помощ, когато става въпрос за организирането на домашния офис (или, разбира се, на вашия дом). На първо място, можете да се отървете от много допълнителна хартия, която е натъпкана в чекмеджета и досиета или се заема с ценно бюро.
Цифровите файлове (дори PDF файлове) могат да бъдат превърнати в файлове за търсене с помощта на софтуер за оптично разпознаване на символи (OCR), който обикновено се доставя с принтера (HP има много готино видео, което обяснява как работи OCR и как може да помогне за опростяването на задачата опростяване на живота ви).
Това означава, че не само информацията ви не поема никаква стая, но също така е много по-лесно да се намери, отколкото на хартия. И можете да запазите вашите цифрови файлове, колкото искате - на компактдиск или DVD, на флаш памет, в онлайн хранилище или на всички по-горе. Така че можете да сте сигурни, че когато имате нужда от нещо, можете да получите ръцете си върху него.
Когато започнете да дигитализирате домашните си файлове, идеалният момент е да създадете организиран набор от файлове, които ще направят живота ви по-прост. Помислете за категориите документи, от които се нуждаете, и задайте папка за всеки от тях. Постъпления от кредитни карти в една папка; застраховка на автомобили в друга; телефонни сметки, разписки за хранителни стоки, сметки за ремонт на дома и т.н., могат да бъдат дадени отделни папки. И във всяка папка създайте подпапки за всяка година (или месец). Много по-лесно е да започнете с организирана система и след това просто добавете нова документация към правилния файл, докато вървите, за да продължите да се опитвате да пренаредите системата всеки път, когато се сканира нова разписка.
Уверете се, че вашият скенер или принтер е снабден с OCR софтуер (софтуерът ABBYY FineReader изглежда е доставен в опаковката с много от принтерите и скенерите, които тествам). Ако не намерите, не се паникьосвайте. Има голяма вероятност вече да имате вече приличен софтуер за OCR, който вече е инсталиран на вашия компютър, стига да използвате Windows. Cool OCR Софтуерът, който вече сте имали, ще ви води през процеса на намиране и използване на този софтуер заедно с вашия скенер, за да създавате документи, които могат да се редактират.
Разбира се, това води до още една важна точка: Трябва да имате поне скенер за документи, ако искате да направите това. Не е нужно да е скъпо или фантазия. Ако нямате такъв, сега е добре да потърсите такъв; започнете с тези ревюта на скенери за снимки и скенери за документи за някои най-добри покупки. Ако не искате отделен скенер, един евтин принтер "всичко в едно" ще свърши отлично работата ви.
Ето защо е трудна част. Настройването на системата не е твърде трудно; дори сканирането на документите ви няма да бъде прекалено трудно. Трудно е да се уверите, че автоматично го правите всеки път, когато получавате нови разписки или документи. В противен случай, хартията ще започне да се натрупва отново и ще почувствате, че сте изгубили времето си. Така че се придържайте към него!