В зависимост от версията на Microsoft Office, която използвате, тя може да съдържа различни приложения. Основната оферта обикновено съдържа Word, Excel, PowerPoint и Outlook. PowerPoint не изглежда да предлага присъща сигурност, но Word, Excel и Outlook предлагат известно ниво на криптиране.
Осигуряване на Word Docs
За документи на Microsoft Word (Word 2000 и по-нови) можете да изберете по-високо ниво на сигурност при запазване на файл. Вместо просто да кликнете върху "Запазване", щракнете върху Файл , след това върху Запазване като и следвайте тези стъпки:
- Кликнете върху Инструменти в горния десен ъгъл на диалоговия прозорец за съхранение на файлове
- Кликнете върху Опции за защита
- В полето Опции за защита има различни опции:
- Можете да въведете парола в полето до Парола за отваряне, ако искате файлът да бъде напълно недостъпен без паролата
- В Word 2002 и 2003 можете да кликнете върху бутона " Разширени " до полето за парола, за да изберете по-високо ниво на криптиране, което е още по-трудно да се пробие
- Можете да въведете парола в квадратчето до Парола, за да я промените, ако е ОК за други да отвори файла, но искате да ограничите кой може да прави промени в файла
- В долната част на полето Опции за защита също се предлагат някои опции за защита на поверителността на документа:
- Премахнете личната информация от файловите свойства при запазване
- Предупреждавайте преди печат, запазване или изпращане на файл, който съдържа проследявани промени или коментари
- Запазете случаен номер, за да подобрите точността на сливането
- Направете скрита маркировка видима при отваряне или запазване
- Кликнете върху OK, за да затворите полето Опции за защита
- Изберете име за файла и кликнете върху Запазване
Осигуряване на Excel файлове
Excel предлага много подобен стил на защита на Microsoft Word. Просто кликнете върху Файл , Запиши като и следвайте тези стъпки:
- Кликнете върху Инструменти в горния десен ъгъл на диалоговия прозорец за съхранение на файлове
- Кликнете върху Общи опции
- Можете да въведете парола в полето до Парола за отваряне, ако искате файлът да бъде напълно недостъпен без паролата
- Можете да кликнете върху бутона " Разширени " до полето за парола, за да изберете по-високо ниво на шифроване, което е още по-трудно
- Можете да въведете парола в квадратчето до Парола, за да я промените, ако е ОК за други да отвори файла, но искате да ограничите кой може да прави промени в файла
- Кликнете върху OK, за да затворите полето Общи опции
- Изберете име за файла и кликнете върху Запазване
Осигуряване на Outlook PST файлове
Действителното цифрово подписване и шифроване на входящи или изходящи имейл съобщения и техните прикачени файлове е съвсем различен проблем, който ще бъде обяснен друг път. Ако обаче експортирате данни от папките на Microsoft Outlook в PST файл, можете да добавите защита, за да сте сигурни, че данните не са достъпни за други хора. Просто следвайте тези стъпки:
- Кликнете върху Файл
- Изберете Импорт и експорт
- Изберете " Експортиране във файл" и кликнете върху " Напред"
- Изберете файла Лична папка (.pst) и щракнете върху Напред
- Изберете папката или папките, които искате да експортирате (и изберете квадратчето, за да включите подпапки, ако желаете) и след това щракнете върху Напред
- Изберете изходния път и името на файла и изберете една от опциите за файла за експортиране, след което кликнете върху Край
- Заменете дубликатите с изнесените елементи
- Разрешаване на създаването на дублирани елементи
- Не експортирайте дублирани елементи
- Под Настройка за шифроване изберете една от следните опции
- Няма криптиране
- Компресируемо криптиране
- Високо криптиране
- В долната част на екрана въведете парола, която да използвате, за да отворите шифрования PST файл (трябва да въведете една и съща парола и в двете полета, за да се уверите, че сте написали паролата по начина, по който сте възнамерявали, в противен случай може да не успеете да отворите свой собствен файл)
- Изберете дали да запазите тази парола и в списъка си с пароли
- Кликнете върху OK, за да завършите експортирането на файла
(Редактиран от Анди О'Донъл)