Как да защитите файлове на Microsoft Office

В зависимост от версията на Microsoft Office, която използвате, тя може да съдържа различни приложения. Основната оферта обикновено съдържа Word, Excel, PowerPoint и Outlook. PowerPoint не изглежда да предлага присъща сигурност, но Word, Excel и Outlook предлагат известно ниво на криптиране.

Осигуряване на Word Docs

За документи на Microsoft Word (Word 2000 и по-нови) можете да изберете по-високо ниво на сигурност при запазване на файл. Вместо просто да кликнете върху "Запазване", щракнете върху Файл , след това върху Запазване като и следвайте тези стъпки:

  1. Кликнете върху Инструменти в горния десен ъгъл на диалоговия прозорец за съхранение на файлове
  2. Кликнете върху Опции за защита
  3. В полето Опции за защита има различни опции:
    • Можете да въведете парола в полето до Парола за отваряне, ако искате файлът да бъде напълно недостъпен без паролата
    • В Word 2002 и 2003 можете да кликнете върху бутона " Разширени " до полето за парола, за да изберете по-високо ниво на криптиране, което е още по-трудно да се пробие
    • Можете да въведете парола в квадратчето до Парола, за да я промените, ако е ОК за други да отвори файла, но искате да ограничите кой може да прави промени в файла
  4. В долната част на полето Опции за защита също се предлагат някои опции за защита на поверителността на документа:
    • Премахнете личната информация от файловите свойства при запазване
    • Предупреждавайте преди печат, запазване или изпращане на файл, който съдържа проследявани промени или коментари
    • Запазете случаен номер, за да подобрите точността на сливането
    • Направете скрита маркировка видима при отваряне или запазване
  5. Кликнете върху OK, за да затворите полето Опции за защита
  6. Изберете име за файла и кликнете върху Запазване

Осигуряване на Excel файлове

Excel предлага много подобен стил на защита на Microsoft Word. Просто кликнете върху Файл , Запиши като и следвайте тези стъпки:

  1. Кликнете върху Инструменти в горния десен ъгъл на диалоговия прозорец за съхранение на файлове
  2. Кликнете върху Общи опции
  3. Можете да въведете парола в полето до Парола за отваряне, ако искате файлът да бъде напълно недостъпен без паролата
    • Можете да кликнете върху бутона " Разширени " до полето за парола, за да изберете по-високо ниво на шифроване, което е още по-трудно
  4. Можете да въведете парола в квадратчето до Парола, за да я промените, ако е ОК за други да отвори файла, но искате да ограничите кой може да прави промени в файла
  5. Кликнете върху OK, за да затворите полето Общи опции
  6. Изберете име за файла и кликнете върху Запазване

Осигуряване на Outlook PST файлове

Действителното цифрово подписване и шифроване на входящи или изходящи имейл съобщения и техните прикачени файлове е съвсем различен проблем, който ще бъде обяснен друг път. Ако обаче експортирате данни от папките на Microsoft Outlook в PST файл, можете да добавите защита, за да сте сигурни, че данните не са достъпни за други хора. Просто следвайте тези стъпки:

  1. Кликнете върху Файл
  2. Изберете Импорт и експорт
  3. Изберете " Експортиране във файл" и кликнете върху " Напред"
  4. Изберете файла Лична папка (.pst) и щракнете върху Напред
  5. Изберете папката или папките, които искате да експортирате (и изберете квадратчето, за да включите подпапки, ако желаете) и след това щракнете върху Напред
  6. Изберете изходния път и името на файла и изберете една от опциите за файла за експортиране, след което кликнете върху Край
    • Заменете дубликатите с изнесените елементи
    • Разрешаване на създаването на дублирани елементи
    • Не експортирайте дублирани елементи
  7. Под Настройка за шифроване изберете една от следните опции
    • Няма криптиране
    • Компресируемо криптиране
    • Високо криптиране
  8. В долната част на екрана въведете парола, която да използвате, за да отворите шифрования PST файл (трябва да въведете една и съща парола и в двете полета, за да се уверите, че сте написали паролата по начина, по който сте възнамерявали, в противен случай може да не успеете да отворите свой собствен файл)
    • Изберете дали да запазите тази парола и в списъка си с пароли
  9. Кликнете върху OK, за да завършите експортирането на файла

(Редактиран от Анди О'Донъл)